Care sunt pașii pentru reconcilierea registrului general?

Reconcilierea registrului general este un pas critic în asigurarea faptului că activitățile financiare ale unei organizații au fost înregistrate în mod corespunzător, astfel încât situația financiară a organizației să fie de încredere ca o reflectare exactă a situației sale financiare. Reconcilierea în sine se referă la compararea diferitelor înregistrări în scopul de a se asigura că cifrele sunt exacte și în acord și, atunci când nu sunt, să le aducă în acord. Similar cu reconcilierea carnetului de cecuri personal, reconcilierea registrului general implică verificarea faptului că toate tranzacțiile organizației din perioada respectivă au fost înregistrate corect. Reconcilierea unui registru general, desigur, este mult mai complexă și frecvent computerizată; chiar și așa, reconcilierea registrului general al unei mari corporații poate dura uneori zile.

Primul pas în procesul de reconciliere a registrului mare este să se asigure că cei responsabili pentru reconciliere nu sunt implicați în înregistrarea conturilor sale. A avea un sistem de controale și echilibru este esențial pentru prevenirea fraudei sau delapidarii. De asemenea, trebuie păstrată o evidență permanentă și contemporană a tuturor tranzacțiilor. De exemplu, toate veniturile ar trebui să fie înregistrate cu promptitudine și depuse zilnic în bancă. Diferențele dintre sumele depuse la bancă și veniturile pot fi pur și simplu erori de scris, dar pot descoperi și activități frauduloase.

Sumele înregistrărilor din registrele secundare sunt înregistrate în „conturile de reconciliere” din registrul general. Înregistrările din registrele subsidiare, cum ar fi conturile de plătit sau conturile de încasat, ar trebui comparate cu documentele justificative ale acestora, iar suma înregistrărilor din fiecare registru subsidiar trebuie comparată cu înregistrarea corespunzătoare a acestora în registrul general. Există o serie de erori posibile diferite care pot fi făcute în postarea într-un registru general și cele mai multe dintre ele nu implică fraudă sau delapidare. De exemplu, articolele pot fi înregistrate cu sumele de numerar adecvate, dar în contul greșit, sau cifrele dintr-o înregistrare pot fi transpuse. O reconciliere amănunțită a registrului general ar trebui să descopere aceste erori. Atunci când sunt găsite erori sau discrepanțe, acestea nu trebuie corectate, ci înregistrate separat și postate ca intrări de reconciliere.

Una dintre cele mai importante reconcilieri din registrul mare este reconcilierea numerarului, care compară înregistrările registrului cu evidențele depozitelor bancare. Deși erorile descoperite în această etapă pot fi simple greșeli de calcul, ele ar trebui luate foarte în serios; dacă nu sunt prinse, pot avea ca rezultat o denaturare a poziției financiare a companiei în situația financiară, care este extrasă în întregime din registrul general.

Un alt element important al reconcilierii registrului mare este balanța de verificare, care este pur și simplu compararea sumei tuturor debitelor cu suma tuturor creditelor. Dacă cele două totaluri nu sunt egale, conturile sunt dezechilibrate și cel puțin, eroarea trebuie urmărită și făcută o înregistrare corectivă.

Mai ales într-o organizație mare, este imprudent să așteptați pregătirea situației financiare pentru a reconcilia registrul general. În schimb, reconcilierea conturilor contabile generale ar trebui să aibă loc în mod continuu pe măsură ce se fac înregistrări, iar componentele care cuprind registrele subsidiare ar trebui revizuite și reconciliate cât mai des posibil. De asemenea, o balanță de verificare trebuie luată cât de des este posibil, dar în niciun caz mai puțin de o dată pe lună.