În general, angajații sunt plătiți la o rată stabilită, fie pe oră, fie pe bază de salariu. În Statele Unite, angajatorii sunt obligați să plătească asigurări sociale, Medicare, compensații pentru angajați, taxe de stat, federale și adesea locale pentru fiecare angajat. Un angajator trebuie, de asemenea, să deducă o parte din aceste taxe și alte taxe din salariul angajaților, iar toate aceste tranzacții trebuie înregistrate în scopuri de audit și impozitare.
Un serviciu de salarizare este o companie care, contra cost, se va ocupa de toate aceste funcții în mod independent, eliberând timp proprietarului afacerii pentru chestiuni mai importante. Odată ce un cont este stabilit, angajatorul pur și simplu furnizează serviciului o listă a tuturor angajaților, a orelor în care au lucrat și a eventualelor variații. Aceste date sunt apoi procesate, iar fondurile sunt transferate de la banca angajatorului în contul serviciului de salarizare. Angajații sunt plătiți fie prin cec standard, fie prin depozit direct. Angajatorului i se furnizează apoi rapoarte de plată și impozite.
Un serviciu de salarizare oferă adesea și alte servicii. Angajatorii pot preda conducerea serviciilor de administrare a beneficiilor și de pensionare ale companiei. Vacanțele și timpul liber pot fi, de asemenea, urmărite. Unele servicii oferă chiar și opțiunea de a gestiona plățile de impozite ale angajatorului, gestionarea timpului și a problemelor de gestionare a muncii, asistență cu respectarea impozitelor, gestionarea cheltuielilor și chiar asistență în prealabil. Serviciul se ocupă, de asemenea, de documentele necesare pentru depunerea directă a salariilor angajaților. Taxele pentru servicii variază în funcție de mărimea contului și de tipurile de servicii prestate. În mod normal, există o taxă per persoană, plus o taxă pe cec emis.
Prima companie de servicii de salarizare a fost fondată în 1949 de fostul senator din New Jersey Frank Lautenberg și de frații Henry și Joseph Traub. Inițial denumită Automatic Payrolls, compania oferea servicii simple folosind un calculator electro-mecanic și o mașină de contabilitate Comptometer. Automatic Payrolls, care ulterior a fost redenumit Automatic Data Processing (ADP), a ținut pasul cu tehnologia. ADP a devenit un pionier în utilizarea contabilității computerizate, începând cu cardurile perforate și terminând cu cea mai sofisticată tehnologie din industrie.
ADP a crescut prin achiziționarea de companii de salarizare mai mici și, în cele din urmă, a devenit publică în 1961. Compania a continuat să crească și este recunoscută ca lider în industria serviciilor de salarizare, cu peste 500,000 de clienți și un personal de peste 40,000 de oameni. Astăzi, ADP se ocupă nu numai de salarizare, ci și de o varietate de servicii de brokeraj și dealer.
Succesul ADP a servit drept model de afaceri pentru servicii de salarizare, iar acest concept continuă să evolueze odată cu îmbunătățirile tehnologice. Astăzi, multe servicii interacționează cu clienții lor direct prin Internet. Un client poate introduce pur și simplu datele de salarizare în portalul său web și tranzacția este procesată imediat. Clientul are acces la toate evidențele de salarizare și personal, iar aceste informații pot fi actualizate atunci când este nevoie. Rapoartele pot fi accesate rapid, simplificând sarcinile de salarizare corporative și eliminând erorile costisitoare.
Proliferarea serviciului computerizat de salarizare a dus la unele cazuri de fraudă și furt total de fonduri. Prin urmare, este esențial să faceți câteva cercetări pentru a vă asigura că o anumită companie este de încredere și de încredere. La urma urmei, această companie va avea acces la cele mai confidențiale înregistrări ale unei companii, inclusiv la contul său bancar. În plus, dacă un serviciu nu reușește să efectueze plățile de taxe în termen, compania va fi trasă la răspundere și va fi amendată în consecință. Deoarece aceste cazuri sunt în general rare, beneficiile utilizării unui serviciu de salarizare depășesc oricare dintre riscuri.