Rapoartele de salarizare sunt documente oficiale ale unei companii care enumeră informații despre banii plătiți fiecărui angajat. Companiile sunt obligate legal să întocmească aceste rapoarte, cu informații specifice pentru fiecare. Cele mai bune sfaturi pentru crearea rapoartelor de salarizare includ revizuirea legilor actuale privind salarizarea, configurarea unui sistem pentru a crea rapoarte duplicate și efectuarea de audituri periodice pentru a asigura conformitatea. Companiile au adesea două tipuri de documente de salarizare. Unul merge la angajat sub formă de talon de plată, iar celălalt rămâne cu documentele interne ale companiei în scopul evidenței.
Legile actuale privind salarizarea dictează ce informații prezintă o companie în taloanele de salarizare și rapoartele de salarizare. Acestea pot include informații despre impozitele pe salarii, beneficii și popriri deduse din cecul angajatului. Alte informații pot include datele perioadei de salarizare sau sume separate pentru salariu, salarii și ore suplimentare. Din nou, aceste informații provin adesea din reguli sau alte reglementări ale guvernelor naționale, regionale sau locale.
Un sistem este de obicei necesar pentru a menține rapoartele de salarizare. Companiile vor pregăti adesea aceste rapoarte cel puțin o dată pe lună, astfel încât utilizarea unui sistem asigură că rapoartele de informații rămân constante. Acest sistem asigură, de asemenea, că firma nu omite nicio informație de la o perioadă la alta. Software-ul de salarizare este mai răspândit în afaceri, oferindu-le opțiuni pentru crearea și întreținerea unui sistem. Utilizarea software-ului de salarizare permite, de asemenea, un sistem de raportare centralizat în care o locație poate procesa toate rapoartele de salarizare ale unei companii.
Auditurile sunt de obicei necesare pentru a se asigura că o companie respectă toate regulile externe și interne de salarizare. În cele mai multe cazuri, o companie poate utiliza două tipuri de audit în rapoartele și sistemul său de salarizare: intern și extern. Auditurile interne folosesc proprii angajați ai unei companii pentru a efectua o revizuire a sistemului de salarizare. Acest audit este doar în scopuri de management. Al doilea tip de audit, extern, necesită utilizarea unei a treia companii și este destinat în principal părților interesate din afara afacerii.
Urmarea celor mai bune sfaturi pentru rapoartele de salarizare este de obicei un proces continuu. Legile și reglementările se vor schimba, solicitând companiei să-și schimbe sistemul de rapoarte și audituri. De exemplu, companiile publice vor trebui adesea să treacă prin numeroase audituri în fiecare an. Un sistem de salarizare necesită raportare și gestionare activă, astfel încât o companie ar putea selecta anumite persoane care să supravegheze acest sistem. Acești angajați vor veni adesea din departamentele de salarizare și contabilitate, pe baza nivelurilor și procedurilor de personal ale companiei.