Un back office de hotel este o cameră sau spațiu dintr-un hotel care este configurat pentru a se ocupa de unele dintre activitățile financiare de nivel superior și alte probleme cu care se confruntă acest tip de afaceri. Această secțiune a hotelului găzduiește, de obicei, birourile personalului de conducere de nivel superior. Hotelurile sau francizele mai mari dintr-un lanț pot avea mai multe elemente configurate în back office decât hoteluri mai mici, conduse independent, care uneori ar putea să nu aibă deloc un back office.
Una dintre cele mai importante funcții ale back office-ului unui hotel este configurarea pentru a se ocupa de informații financiare pe termen lung. Companiile de software vând în mod obișnuit software de back office pentru hoteluri, care va ajuta la furnizarea de rapoarte contabile anuale sau la organizarea detaliilor financiare pe termen lung. Acest lucru este în contrast cu biroul de recepție sau recepția unui hotel, unde lucrătorii de nivel inferior păstrează, în general, numerarul primit de la oaspeți și păstrează informații actuale despre situația financiară pe noapte sau săptămânală, precum și datele cardului de credit pentru oaspeții recenti.
Adesea, hotelurile mai mari au o bază de date sofisticată pentru informații despre oaspeți și arhivarea datelor. Acesta este adesea găzduit în back office-ul hotelului sau considerat parte a unei operațiuni de back office. Acest tip de informații este important pentru a putea confirma sejururile anterioare ale unui anumit oaspete și, de asemenea, pentru a ajuta la generarea de rapoarte complexe privind tarifele camerelor ocupate, împreună cu toate cheltuielile practice pentru hotel, pe o bază anuală sau pe termen lung. Un buget total pe termen lung pentru un hotel ar fi, în general, generat în back office.
O altă comparație între recepția sau biroul de recepție al unui hotel și biroul său din spate se bazează pe modurile în care lucrătorii hotelului sunt în general aranjați. De obicei, asociații de la recepție se ocupă de problemele curente ale oaspeților și interacționează direct cu oaspeții. Managerii oaspeților pot lucra și din spatele recepției. În schimb, un director general al unui hotel va lucra de obicei din back office-ul hotelului și rareori va interacționa cu clientela. Managerii speciali de vânzări sau alții care nu au de-a face în mod obișnuit cu oaspeții actuali vor lucra, de obicei, în zona back office-ului sau a unui alt birou separat, împreună cu contabilii și managerii personalului de întreținere sau de menaj.
O modalitate diferită de a înțelege un back office pentru un hotel este prin evaluarea hotelurilor în franciză care fac parte dintr-un lanț mai mare. În aceste hoteluri, mare parte din ceea ce este raportat la sediul corporativ va fi găzduit în back office. În cazul în care recepția sau biroul de recepție este dedicat serviciului clienți; un back office poate avea un stil total diferit, în funcție de modul în care lanțul de hoteluri este condus de sus.