Rolul unui asistent administrativ și al unui coordonator executiv sunt similare, deși există și multe diferențe. Un coordonator executiv lucrează îndeaproape cu un executiv pentru a ajuta la coordonarea diferitelor sarcini. Asistenții administrativi pot lucra cu multe persoane diferite în același timp. Nu este neobișnuit ca un coordonator să reprezinte un membru al echipei executive a unei companii; prin urmare, abilitățile de comunicare sunt esențiale.
O pregătire educațională extinsă este cu siguranță un atu în domeniul coordonării executive. Cu toate acestea, trăsăturile de personalitate dorite sunt mult mai importante. Frecvent, unui coordonator executiv i se poate cere să se ocupe de situații de mare stres, inclusiv angajarea și concedierea angajaților. Astfel, capacitatea de a analiza și prelua controlul asupra oricărei sarcini desemnate este un atu valoros. Coordonatorilor li se poate cere, de asemenea, să faciliteze evenimente și funcții – două lucruri care necesită abilități de rețele sociale.
Unii coordonatori executivi pot fi responsabili și pentru gestionarea altor angajați. În acest caz, ar trebui utilizate orice abilități manageriale învățate. În esență, rolul pe care va trebui să îl joace un coordonator executiv depinde în mare măsură de compania sau organizația la care este angajat un coordonator.
După cum am menționat anterior, un coordonator executiv seamănă mult cu un asistent administrativ. Principala diferență dintre cele două este că un coordonator executiv nu îndeplinește, de obicei, sarcini de secretariat, cum ar fi tastarea, arhivarea și crearea de baze de date. În schimb, un coordonator poate trimite scrisori de afaceri, poate crea e-mailuri ale companiei și poate acționa ca intermediar între un director și un client.
Cu mulți ani în urmă, coordonatorii executivi nu existau. În schimb, multe dintre sarcinile îndeplinite de coordonatori astăzi au fost plasate în categoria mai largă a secretarului. În prezent, diferitele sarcini cerute unui secretar au fost împărțite în diferite titluri de post. Toate sarcinile legate îndeaproape de un director executiv sunt acum îndeplinite de coordonatorii executivi.
Din punct de vedere academic, coordonatorii executivi tind să aibă un fundal la nivel universitar. Un solicitant cu o diplomă de afaceri sau de management va câștiga probabil o poziție de coordonator mai plătită decât o persoană care nu are deloc educație. Totuși, aceasta este o poziție de muncă care permite persoanelor cu experiență șansa de a obține o poziție de vârf.
Organizațiile non-profit, firmele de avocatură, companiile de logistică și multe alte tipuri de afaceri angajează coordonatori executivi. Aceste posturi pot fi găsite prin aplicarea direct la o afacere sau căutând prin locurile de muncă disponibile listate pe site-urile web de plasare a unui loc de muncă. În timp ce coordonatorii executivi poartă multe pălării, acest tip de poziție este adesea plină de satisfacții.