Procesul de management al proiectelor implică planificarea, executarea și controlul proiectelor până la început, mijloc și sfârșit. Procesul de management al proiectului începe cu definirea și se termină cu închiderea. În timpul etapei de execuție, pot fi necesare ajustări la planul inițial. Progresul trebuie urmărit întotdeauna pe toată durata proiectului. Procesul de management al proiectului poate fi rezumat în cinci etape principale:
1. Definirea scopului proiectului, obiectivului și rezultatului final dorit sunt considerații importante atunci când începe procesul de management al proiectului. De exemplu, dacă proiectul este un pachet de strângere de fonduri prin corespondență directă care urmează să fie trimis prin poștă la nivel național, scopul său poate fi acela de a obține noi clienți potențiali și donatori. Obiectivul său poate fi să includă informații promoționale despre produse noi pentru publicul țintă. Rezultatul dorit poate fi depășirea ratelor de rezultate anterioare ale pachetelor similare.
2. Luând în considerare limitările proiectului în ceea ce privește bugetul și resursele, ar trebui rezolvate la începutul procesului pentru a evita pierderea timpului de planificare și execuție a ceva ce nu poate fi finalizat. De exemplu, folosind proiectul de corespondență directă descris mai sus, redactorul ar trebui să primească linii directoare în brief-ul său de creație. În caz contrar, el sau ea poate include idei care nu pot fi finalizate în limitele bugetului.
3. Adunarea unei echipe și atribuirea sarcinilor proiectului cu date de finalizare este o parte crucială a unui sistem de management al proceselor. În timp ce o singură persoană poate fi responsabilă și are responsabilitatea pentru proiect, de obicei este nevoie de mulți angajați pentru a lucra la diferite părți ale acestuia. În companii, un proiect de lucru poate implica multe departamente diferite. Managerii de proiect trebuie să lucreze adesea cu mulți șefi de departamente diferiți pentru a finaliza proiectele.
4. Datele de finalizare a sarcinilor trebuie verificate și urmărite de către managerul de proiect. În timpul acestei părți a procesului de management al proiectului, managerul trebuie să facă orice ajustări necesare la planul său inițial. Managerul de proiect trebuie să se asigure că totul va fi finalizat la timp. Proiectul trebuie să fie cu siguranță în controlul său. Controlul rezultatului proiectului necesită de obicei abilități excelente de organizare și comunicare.
5. Închiderea procesului de management al proiectului este etapa finală. Toate capetele libere trebuie legate; documentele trebuie depuse și plățile corespunzătoare efectuate către contractori. Succesul sau eșecul proiectului trebuie analizat. Trebuie făcute note cu privire la orice modificări care ar ajuta proiecte similare viitoare să se desfășoare mai bine.