Comanda la încasare se referă la o anumită metodă prin care procesul de vânzare este analizat și defalcat pentru a permite companiilor să recunoască fiecare etapă a unei vânzări. Deși acest lucru poate fi aplicat interacțiunilor cu clienții într-un mediu de vânzare cu amănuntul, este cel mai adesea utilizat pentru analiza vânzărilor între o afacere și alta. Este adesea folosit cu software de calculator care poate fi utilizat pentru a evalua și documenta întregul proces, deși poate fi la fel de ușor aplicat înregistrărilor pe hârtie și analizei vânzărilor. Comanda în numerar constă din mai multe etape sau elemente care alcătuiesc procesul de bază de primire, onorare și taxare pentru o comandă.
Procesul de comandă la încasare, denumit uneori OTC sau O2C, începe cu stabilirea prezenței clienților. Clienții trebuie identificați și contactați pentru a crea un acord prin care să poată fi stabilit un contract de vânzare. Acesta poate fi un serviciu de vânzări unic sau un acord contractual care are ca rezultat vânzări în desfășurare pe o perioadă lungă de timp. Comenzile trebuie apoi primite de la client, permițând companiei să recunoască nevoia clientului și să înceapă să onoreze comanda.
Pentru a continua procesul de încasare a comenzii, comanda plasată de un client trebuie să fie apoi îndeplinită din partea companiei. Aceasta înseamnă că produsele trebuie îndepărtate fizic și pregătite pentru expediere sau bunurile digitale pregătite pentru transmiterea către un client. Gestionarea corectă a stocurilor este o componentă cheie a acestui pas al procesului, deoarece asigură că comanda poate fi îndeplinită de companie. Odată ce comanda este gata, aceasta poate fi distribuită clientului, fie fizic, fie digital.
Procesul continuă apoi odată ce clientul primește produsul comandat și primește o factură sau o factură pentru produs. Clienții trebuie apoi să plătească pentru produsele pe care le-au primit, moment în care factura este plătită și compania poate documenta primirea plății. Plata primită este apoi aplicată de obicei unui cont de companie din care sunt plătite alte deduceri, cum ar fi salariile angajaților și costurile de producție.
Această analiză a procesului de comandă la încasare este destul de generală și poate fi elaborată mai complet pentru companii și modele de afaceri individuale. Au fost dezvoltate o serie de programe software pentru computer pentru a ajuta la urmărirea acestui proces. Aceste programe oferă utilități pentru documentarea fiecărui pas al procesului și oferă înregistrări atât companiilor, cât și clienților.