Un raport ad-hoc este un raport creat de o persoană ca răspuns la o cerere specifică de informații, mai degrabă decât la intervale stabilite sau ca parte a raportării de rutină. Supraveghetorii pot solicita astfel de rapoarte din mai multe motive și, de obicei, oferă un interval de timp pentru finalizare, cum ar fi o solicitare ca raportul să fie transmis până la sfârșitul zilei lucrătoare. Sunt disponibile instrumente care să ajute la crearea unor astfel de rapoarte, în funcție de natura afacerii și de cerere.
Expresia latină „ad hoc” înseamnă „pentru aceasta”, făcând referire la ideea că raportul este comandat pentru un anumit scop și acoperă un anumit subiect. O solicitare pentru un raport ad-hoc poate implica informații interne, cum ar fi datele de vânzări, performanța angajaților și așa mai departe. Poate include, de asemenea, informații externe, cum ar fi date despre condițiile de piață în schimbare, așteptările consumatorilor și alte subiecte. Când se face o solicitare pentru un raport ad-hoc, aceasta ar trebui să includă o discuție detaliată a ceea ce se așteaptă în raport.
Secretarii și alt personal administrativ sunt de obicei însărcinați cu acest tip de muncă. Ei colectează date din bazele de date ale companiei și din cercetări externe, cum ar fi revizuirea publicațiilor comerciale și a rapoartelor de știri. Programele software au adesea șabloane pe care oamenii le pot folosi pentru a genera rapid rapoarte. Acestea se pot lega cu bazele de date pentru a permite generarea de diagrame, grafice și alte prezentări vizuale ale datelor, folosind direct baza de date, mai degrabă decât forțând persoana să creeze prezentarea de la zero.
Unele motive pentru a solicita un raport ad-hoc pot include planuri exploratorii pentru lansarea de noi produse și servicii, studii preliminare de piață și pregătirea pentru revizuiri ale practicilor și planurilor de afaceri. În toate cazurile, datele inițiale vor acționa ca un ghid pentru personalul care trebuie să ia decizii cu privire la modul de a proceda. Raportul ad-hoc poate identifica anumite probleme și va evidenția activitățile de urmat sau evitat. De exemplu, raportul poate arăta că standardele din industrie sunt pe cale să se schimbe, ceea ce face neînțelept să investești într-un sistem conceput pentru a facilita conformitatea cu standardele existente, deoarece compania ar trebui să facă upgrade în viitorul apropiat.
Deși un raport ad-hoc este comandat într-o perioadă scurtă de timp, acesta trebuie să respecte standardele de prezentare profesională. Aceasta include corectarea pentru greșeli de scriere, greșeli și lizibilitate, formatarea corectă a documentului și respectarea oricăror standarde interne stabilite de companie pentru emiterea de rapoarte. A avea un șablon poate ajuta în acest sens, deoarece este posibil să introduceți informații în șablon pentru a vă asigura că raportul urmează o structură generală familiară.