Conturile de încasat reprezintă sume de bani datorate unei companii sub formă de facturi neachitate sau alte datorii. Cele mai bune sfaturi pentru înregistrarea tranzacțiilor în conturi de încasat ajută o întreprindere să încaseze toți banii datorați cât mai curând posibil. Procesarea în timp util și consecventă, împreună cu verificarea încrucișată a înregistrărilor înregistrate în diferite registre, ajută la asigurarea acurateței și la furnizarea de sume de creanțe actualizate. Utilizarea unui registru sau a unui program software de contabilitate pentru a înregistra conturile de încasat este o modalitate bună de a rămâne la curent cu cele mai recente informații. Externalizarea sarcinii de înregistrare a conturilor de încasat este o opțiune pentru cei care nu au timp sau personal pentru a se ocupa de astfel de sarcini.
Înregistrați întotdeauna vânzările și tranzacțiile în numerar în jurnalul corespunzător de îndată ce au loc. În acest jurnal, toate vânzările sunt înregistrate în coloana de credit, iar toate plățile efectuate sunt înregistrate în coloana de debit. La sfârșitul fiecărei zile, sumele vânzărilor enumerate în coloana de credit a jurnalului vor fi apoi înregistrate într-un registru separat de creanțe; această metodă ar trebui folosită și la sfârșitul fiecărei luni. Înregistrarea conturilor de încasat în acest mod oferă o înregistrare exactă a ceea ce se datorează atât companiei, cât și clientului.
Păstrarea unui registru de creanțe este un alt sfat bun pentru a ajuta la menținerea acurateței în înregistrarea tranzacțiilor de creanțe. Înregistrările individuale ale clienților făcute în jurnalul de vânzări și încasări în numerar ar trebui să fie înregistrate în registrele clienților la sfârșitul fiecărei zile. Dacă se înregistrează manual aceste tranzacții, toate aceste registre de creanțe ar trebui păstrate în același liant. Dacă utilizați un program software pentru înregistrarea conturilor de încasat, aceste tranzacții vor fi înregistrate automat. Folosirea unuia dintre numeroasele programe software de contabilitate disponibile este o modalitate bună de a rămâne la curent cu tranzacțiile de încasare a conturilor, fără toată înregistrarea și reconcilierea plictisitoare între registre.
O altă opțiune pentru înregistrarea corectă și în timp util a tranzacțiilor din conturile de încasat este de a externaliza sarcina unei companii sau organizații specializate în gestionarea sarcinilor contabile. Aceste companii se ocupă de toate sarcinile obositoare de înregistrare și oferă rapoarte în mod regulat. Asigurați-vă că verificați cu atenție orice companie de contabilitate sau de contabilitate înainte de a le permite accesul la informații sensibile. Consultați organizațiile locale de afaceri precum Better Business Bureau și cereți altor oameni de afaceri să vă recomande o companie de încredere și onesta.