Un model pro forma este o metodă pe care o utilizează o companie pentru a reuni documente sau informații care sunt estimări ale tranzacțiilor viitoare. Cele mai comune documente pro forma sunt de obicei situații financiare care conțin sume în dolari așteptate din activitatea viitoare de afaceri. Pentru a alege cele mai bune, companiile trebuie să se uite la datele de intrare disponibile și să decidă cum vor arăta declarațiile pro forma și cine va folosi declarațiile pentru a lua decizii. Un alt exemplu de document pro forma este o factură comercială care include articole într-o tranzacție viitoare. Deși afacerea nu a finalizat încă tranzacția, documentele pur și simplu declară valoarea articolelor într-o potențială tranzacție viitoare.
Intrările care intră într-un model pro forma pot dicta ce model să folosească atunci când încercați să creați documente anticipative. Ca și în exemplele de mai sus, un model a fost pentru situațiile financiare și altul pentru facturile comerciale. Fiecare dintre modele este pentru un anumit tip de informații, ceea ce duce la crearea unui model specific. Având în vedere acest lucru, o companie poate avea mai mult de un model pro forma în vigoare pentru activitățile de afaceri. Având mai mult de un model în vigoare pentru documente pro forma, permite unei companii să prezică cu exactitate multe tipuri diferite de activitate comercială.
Un model pro forma are cel mai probabil un formular standard care produce același document în ceea ce privește formatul. Persoanele care pregătesc un model pro forma ar putea avea nevoie să țină cont de acest format de ieșire atunci când aleg un model în primul rând. De exemplu, situațiile financiare pro forma cel mai probabil trebuie să semene cu situațiile financiare reale pregătite de departamentul de contabilitate. Același lucru este valabil și pentru facturile comerciale, unde estimările ar trebui să fie într-un format similar cu factura reală. A avea un model pro forma care produce o ieșire diferită de cea tradițională poate crea confuzie în companie.
O ultimă considerație pentru un model pro forma o reprezintă utilizatorii informațiilor. Este posibil ca persoanele care utilizează informațiile să nu aibă aceleași nevoi pentru date. Prin urmare, compania poate avea nevoie de modele care furnizează date pentru proprietari și directori și un altul pentru managerii operaționali. În unele cazuri, același model pro forma poate crea rezultatele necesare pentru fiecare individ prin modificări minore ale intrărilor plasate în model. Aceste modele sunt cel mai probabil pentru părțile interesate interne, mai degrabă decât pentru părțile interesate externe.