Cheltuielile de călătorie de afaceri sunt costuri pe care o persoană le suportă în timp ce călătorește din motive legate de muncă. Acestea pot include cheltuieli de transport, cum ar fi combustibil, kilometraj și bilete de avion, împreună cu sfaturi pentru furnizorii de servicii, mâncare și cheltuieli aferente. Atunci când oamenii suportă cheltuieli de călătorie de afaceri în numele unui angajator, aceștia sunt compensați. Persoanele care desfășoară activități independente și antreprenorii independenți pot solicita cheltuielile de călătorie de afaceri ca deducere fiscală atunci când depun impozite la sfârșitul anului.
Pentru a fi calificate drept cheltuieli de călătorie de afaceri, costurile trebuie să fie asociate cu o călătorie pe care cineva o face din motive de muncă. În timp ce oamenii pot combina plăcerea cu călătoriile de afaceri, cea mai mare parte a călătoriilor trebuie să fie pentru serviciu. Legile precise variază, în funcție de națiune. În general, atâta timp cât oamenii pot demonstra că o călătorie a fost făcută special pentru muncă și nu ar fi fost făcută altfel, deoarece atunci când cineva primește ordin să meargă undeva sau trebuie să călătorească pentru avansare profesională sau întâlniri cu clienții, majoritatea cheltuielilor din călătorie vor conta ca cheltuieli de călătorie de afaceri.
Cheltuielile de călătorie de afaceri pot fi împărțite în costuri reale de călătorie, inclusiv taxe de pod, taxe de închiriere de mașini și așa mai departe, împreună cu locuințe, hrană și alte nevoi de bază îndeplinite în timpul călătoriei. Taxele de conferință și cheltuieli similare pot fi solicitate și într-o zonă diferită a declarației fiscale. Oamenii nu pot revendica cadouri sau articole recreative achiziționate în timpul unei călătorii; taxele de piscină, de exemplu, nu sunt luate în considerare ca o cheltuială de afaceri, nici cadourile cumpărate de la magazinul duty free, cu excepția cazului în care sunt achiziționate din motive de muncă, cum ar fi cadourile pentru clienți.
Unii angajatori oferă membrilor personalului lor carduri de credit pe care le pot folosi pentru cheltuielile legate de muncă. Oamenii trebuie să păstreze chitanțele și documentele. Cardul de credit poate fi anulat dacă un angajat îl folosește în scopuri neautorizate. Alți angajatori le pot oferi angajatorilor numerar sau cecuri de utilizat în timpul călătoriei. O altă opțiune pentru gestionarea cheltuielilor de călătorie este să le ceri angajaților să le plătească în avans și să ofere rambursări de călătorie mai târziu. Pentru rambursare, angajații trebuie să completeze formulare în care să-și documenteze cheltuielile, anexând chitanțele pentru a arăta cum și unde au fost cheltuiți banii. Angajatorul poate limita rambursarea cu limite de diurnă.
Persoanele care pretind cheltuieli de călătorie cu taxele lor ar trebui să păstreze evidențe atente, astfel încât să poată furniza informații dacă autoritățile fiscale decid să efectueze un audit. Cheltuielile de călătorie și de divertisment sunt două domenii frecvent umflate în declarațiile fiscale și oamenii ar trebui să fie conștienți de acest lucru atunci când își depun deducerile; cheltuielile foarte mari pot părea suspecte și pot declanșa dobândă din partea autorităților fiscale. Nu este greșit să cheltuiești o mulțime de bani pe călătorii legate de muncă, dar ajută să ai documente justificative foarte solide pentru a susține cererea de deducere.