Un carnet de chitanțe se poate referi la două lucruri diferite. Prima este o carte în care un comerciant cu amănuntul va scrie chitanțe pentru achizițiile pe care clienții le fac; sunt frecvente în magazinele mai mici, adesea găsite în magazinele de antichități sau în consignație, de exemplu. Chitanța este apoi ruptă și dată clientului ca înregistrare a achiziției. Al doilea tip de carnet de chitanțe este un tip de folder de fișiere care este folosit pentru organizarea și stocarea chitanțelor colectate pe parcursul anului în scopuri fiscale. Deși prima definiție este mai comună, ambele pot fi utilizate în funcție de situație.
Multe companii folosesc un carnet de chitanțe scris de mână dacă prețurile articolelor se schimbă constant sau nu au fondurile necesare pentru a configura un sistem informatic cu chitanțe tipărite. Atunci când aleg un carnet de chitanțe ca acesta, mulți oameni descoperă că preferă să aleagă o carte care oferă copii carbon ale fiecărei chitanțe. Acest lucru ajută la reducerea frecvenței greșelilor, deoarece angajații vor trebui să scrie prețul și taxa o singură dată, mai degrabă decât în două locații diferite, ceea ce crește probabilitatea ca o eroare de transpunere să fie făcută. Cărțile de chitanțe cu copie carbon tind să coste puțin mai mult decât o carte standard, dar ar putea merita prețul suplimentar.
O altă considerație este dacă să obțineți sau nu un carnet de chitanțe personalizat. Acestea prezintă, în general, pur și simplu numele, adresa și numărul de telefon al companiei pretipărite în partea de sus a paginii, precum și un număr de factură, dacă este cazul, la fel ca în cazul unui cec bancar. Deși acestea vor suporta un cost suplimentar, adesea arată mult mai profesionist decât o chitanță goală fără numele companiei. De asemenea, ajută la creșterea probabilității ca un client să sune cu întrebări sau să viziteze magazinul dacă trebuie să cumpere altceva, deoarece are chitanța pentru referință.
Celălalt tip de carnet de chitanțe, un dosar cu fișiere de stocare și un caiet pentru păstrarea chitanțelor, poate fi un instrument de mare ajutor în momentul taxelor. Acest lucru este valabil mai ales pentru persoanele care desfășoară activități independente care trebuie să justifice cheltuielile sau pentru persoanele care detaliază deducerile. Cel mai bine este să alegeți un carnet de chitanțe cu un număr de dosare diferite pentru a stoca chitanțe de diferite tipuri, cum ar fi cheltuielile cu vehiculul sau achiziția de birou. O carte care permite notații explicative scurte ar putea fi de asemenea utilă pentru persoanele care ar putea uita pentru ce a fost o achiziție sau care fac o mulțime de achiziții deductibile pe tot parcursul anului.