O rambursare a gazelor este un tip de rambursare de afaceri care oferă o plată unui angajat care cumpără benzină în timp ce călătorește pentru afaceri legate de companie. Denumită uneori rambursarea consumului de carburant, această tranzacție are scopul de a rambursa angajatului cheltuielile din buzunar suportate în timpul îndeplinirii sarcinilor atribuite de angajator. Un program de rambursare a unui vehicul poate funcționa în două moduri diferite, în funcție de dacă angajatul folosește un vehicul personal sau deținut de companie pentru călătorie sau folosește o mașină de închiriat pentru călătorie.
O abordare a rambursării gazului este adesea denumită pur și simplu rambursarea kilometrajului. În acest scenariu, angajatului fie i se acordă acces la un vehicul deținut de companie pentru călătoria de afaceri, fie închiriază o mașină care este folosită pentru călătorii către și de la site-urile clienților. În acest scenariu, angajatul trebuie de obicei să plătească pentru achiziționarea de benzină din buzunar și să păstreze chitanțele de benzină. Odată ce călătoria este finalizată, angajatul include aceste chitanțe în raportul său de cheltuieli și i se rambursează cantitatea exactă de benzină pe care a cumpărat-o în timpul călătoriei.
O abordare diferită a rambursării gazelor este adesea folosită atunci când angajatul alege să-și conducă vehiculul personal. Aici, accentul se pune pe cheltuielile generale care sunt suportate de utilizarea vehiculului pentru călătorii de afaceri. În loc să țină evidența combustibilului achiziționat, angajatul urmărește distanța parcursă pe durata călătoriei. Angajatorul rambursează apoi angajatul pe baza kilometrajului, de obicei la o rată fixă pe milă stabilită de o agenție guvernamentală de reglementare. Cu această abordare, nu este nevoie să urmăriți cantitatea de benzină achiziționată, deoarece alocarea pe milă permite utilizarea benzinei, precum și uzura vehiculului.
Este important de remarcat faptul că, în unele țări, există o distincție clară între aceste două tipuri de rambursări. În acele setări, o rambursare a gazelor se aplică numai pentru plata cheltuielilor din buzunar ale angajatului în ceea ce privește combustibilul achiziționat în timpul călătoriei. Cultura de afaceri din alte țări poate folosi termenul pentru a descrie o rambursare care se bazează pe achiziția efectivă de benzină sau pe plata unei rate fixe pe milă parcursă. În ultimele națiuni, termenii rambursare gaz și rambursare kilometraj sunt adesea folosiți în mod interschimbabil.