Multe organizații și întreprinderi au politici de rambursare pentru a-i rambursa pe angajații care își cheltuiesc banii pe bunuri, distracție asociatilor de afaceri sau în timp ce călătoresc pentru afaceri ale companiei. Majoritatea companiilor au politici standard cu privire la autorizații, formulare și intervale de timp. De asemenea, companiile pot separa politicile de rambursare în funcție de natura cheltuielilor. Tipurile de politici de rambursare includ linii directoare specifice pentru natura cheltuielilor, cum ar fi școlarizarea, călătoria, transportul, rechizitele sau asistența medicală, precum și un proces de aprobare care urmează cu sistemul de contabilitate al organizației.
Organizațiile sunt adesea preocupate de utilizarea abuzivă a politicilor de rambursare și stabilesc politici menite să împiedice angajații să solicite rambursarea cheltuielilor care nu sunt legate de muncă. Mulți angajați trebuie să obțină permisiunea pentru o cheltuială, cum ar fi aprobarea prealabilă a planurilor de călătorie sau a cursurilor educaționale. Departamentele de contabilitate dezvoltă adesea foi de calcul și formulare care trebuie completate pentru ca un angajat să solicite rambursare. În plus, angajații sunt de obicei așteptați să salveze facturile, facturile și chitanțele pentru a le trimite împreună cu documentele de rambursare.
Politicile de rambursare pentru călătorii și divertisment de afaceri sunt adesea foarte detaliate și pot stabili tarife fixe pentru cheltuieli, cum ar fi mesele, sau pot stabili pur și simplu o limită zilnică de cheltuieli. Unele organizații solicită angajaților să-și aranjeze călătoria printr-un agent de turism intern sau contractat, căruia i se poate solicita prin politica companiei să caute cele mai economice hoteluri sau zboruri. De asemenea, unele politici de rambursare a călătoriei pot restricționa achiziția de băuturi alcoolice, chiar dacă costul băuturii se încadrează în limitele bugetului pentru masă.
Pe lângă cheltuielile de călătorie și de divertisment de afaceri, alte tipuri de politici de rambursare se adresează dezvoltării proprii a angajaților. De exemplu, o companie care are un program de wellness poate oferi, de asemenea, o politică de rambursare a asistenței medicale care îi ajută să plătească sisteme de slăbire, abonamente la sală de sport, programe de renunțare la fumat și alte tipuri de servicii de wellness neacoperite de asigurare. Mulți angajați profită de politicile companiei de rambursare a școlarizării, care îi pot ajuta să plătească și școala. Multe companii plătesc pentru cursuri de educație continuă, dar pot rambursa și costul cursurilor la nivel de colegiu dacă angajatul poate demonstra că participarea la cursuri îi va îmbunătăți performanța la locul de muncă.
Unele companii își eficientizează politicile de rambursare prin emiterea unor angajați de carduri de credit sau de plată. Aceste carduri vor fi utilizate exclusiv pentru cheltuielile de afaceri și pot ajuta atât compania, cât și angajatul cu urmărirea cheltuielilor și rambursărilor, deoarece toate cheltuielile vor ajunge la o singură factură. Politica corporativă restricționează de obicei utilizarea acestor carduri la directori și alți angajați de nivel înalt, deși personalului de vânzări sau alți angajați care trebuie să călătorească în mod regulat sau să se distreze pot primi, de asemenea, carduri corporative. În unele cazuri, compania plătește direct facturile cardului de credit corporativ, în timp ce altele pot solicita angajatului să plătească factura și să finalizeze procesul de rambursare a cheltuielilor, așa cum ar face-o pentru orice altă cheltuială.