Debitorii comerciali sunt clienți cărora li se acordă privilegii de credit extinse la cumpărare, dar care încă nu au achitat integral acele solduri restante. Aceste solduri cuprind creanțele furnizorului sau vânzătorului și sunt urmărite în mod continuu. În funcție de termenii contractelor de cumpărare dintre furnizor și fiecare dintre debitorii comerciali, dobânzile sau taxele financiare pot fi aplicate soldurilor neplătite care se reportează de la o perioadă de facturare la alta.
Extinderea privilegiilor de credit este o strategie de care poate beneficia atât furnizorii, cât și debitorii comerciali. Clienții au capacitatea de a face achiziții esențiale și de a mobiliza datoria astfel încât aceasta să fie retrasă pe o perioadă extinsă de timp, pe baza termenilor și condițiilor care se aplică contractului de credit. În același timp, furnizorul este capabil să genereze vânzări care au ca rezultat venituri pentru companie, permițând operațiunii să realizeze un profit. Pe măsură ce clienții remit plăți pentru soldurile restante, compania se bucură de un flux de numerar care îi permite să plătească costurile de operare și să continue să producă mai multe bunuri și servicii care sunt vândute bazei de clienți.
Urmărirea activității de plată a debitorilor comerciali este importantă pentru sarcina de a menține societatea solvabilă financiar. Majoritatea companiilor vor stabili standarde pentru plata facturilor sau cumpărăturilor restante. În funcție de structura contractului de credit, clienților li se poate cere să remite plata pentru fiecare factură într-un anumit număr de zile calendaristice sau li se poate percepe un anumit tip de taxă financiară suplimentară sau comision de întârziere. Cu un acord de credit revolving, clientul trebuie să plătească o sumă minimă în fiecare perioadă de facturare pentru a menține contul clientului în stare bună. Unele companii vor oferi chiar stimulente, cum ar fi mici reduceri la următoarele achiziții, dacă facturile sunt decontate în intervalul de timp specificat.
Atunci când debitorii comerciali încep să prezinte un istoric de plăți care include întârzierea continuă a plăților, furnizorul poate lua măsuri pentru a limita achizițiile viitoare, cel puțin până când soldurile contului curent sunt retrase în totalitate. Acest lucru este valabil mai ales dacă furnizorul are motive să creadă că debitorul este pe cale să treacă prin dificultăți financiare semnificative, până la faliment inclusiv. Pentru a determina dacă există motive de îngrijorare, furnizorul poate investiga debitorul prin extragerea rapoartelor de credit și consultând alte surse de afaceri. Acest tip de acțiune este necesar pentru a proteja interesele furnizorului și pentru a preveni nerambursările care ar putea crea probleme semnificative de flux de numerar pentru afacere.