Un voucher de numerar este plasat într-un fond de numerar ori de câte ori sunt plătiți bani în avans pentru o achiziție mică. Fondurile de numerar sunt sume mici de bani, de obicei între 100 și 250 USD, rezervate pentru achiziții accidentale, pentru a evita scrierea unui cec sau utilizarea cardului de credit al companiei. Voucherele de casă mică plus suma de bani din fondul de casă mică ar trebui să fie întotdeauna egală cu suma inițială totală a fondului.
Numerarul este de obicei plătit în două moduri diferite: prin rambursări sau prin plăți în avans. Rambursările au loc atunci când o achiziție a fost deja făcută și o chitanță este furnizată ca documentație că destinatarului i se datorează banii. Plățile în avans apar atunci când trebuie făcută o mică achiziție și banii trebuie să fie plătiți înainte de achiziție. În acest caz, un bon de numerar este plasat în fond în locul sumei plătite.
De obicei, o companie va avea în vigoare proceduri care guvernează utilizarea și monitorizarea fondului de numerar mic. Aceste proceduri vor detalia în mod specific ce informații sunt necesare pe un bon de numerar. Aceasta include de obicei data plății, precum și suma, scopul și numele destinatarului. Un eșantion de voucher pentru numerar poate fi descărcat online, cumpărat dintr-un magazin de articole de birou sau pur și simplu creat intern în cadrul companiei, ca unul dintre formularele sale personalizate.
Custodele fondului de numerar este de obicei un supraveghetor de un anumit nivel care a câștigat încrederea companiei. El sau ea este responsabil să se asigure că fiecare bănuț din fondul de casă mică este contabilizat printr-o chitanță sau un voucher de casă mică. Odată ce o chitanță sau o altă documentație adecvată este primită de la persoana care a preluat numerarul, documentele trebuie atașate la bon și depuse în consecință. În general, este lăsat la latitudinea custodelui să determine contul de registru general corespunzător în care să încarce achiziția. Conturile contabile obișnuite pentru cheltuielile incidente sunt rechizitele de birou, rambursările de parcare și alte achiziții mici.
Periodic, ar trebui să existe o reconciliere a fondului de numerar mic de către un supraveghetor al custodelui. Acest lucru va asigura că orice bani lipsă sunt identificați și localizați din timp, în timp ce problema poate fi încă corectată. În plus, acest lucru îl ține pe custode sub control, deoarece chiar și sume mici de numerar pot fi abuzate. Abuzul de numerar este o formă obișnuită de delapidare la scară mică și poate adăuga cu ușurință până la mii de dolari de bani lipsă pe o perioadă de ani, dacă este lăsată necontrolată.