Atunci când o companie, o organizație, o regiune sau o unitate de învățământ caută servicii de investiții, cum ar fi contabilitate, servicii actuariale sau gestionarea activelor, adesea există un proces de licitație competitivă care se desfășoară. În special pentru instituțiile publice precum un fond de pensii sau o dotare universitară, există un nivel de responsabilitate care trebuie atins pentru deciziile care se iau. La nivel corporativ, acest lucru este valabil și pentru că un consiliu de administrație va considera conducerea responsabilă pentru deciziile luate. Procesul de licitație competitivă este o modalitate de a menține o metodă transparentă de achiziție a furnizorilor de servicii terți, care rămâne echitabilă și care, atunci când se realizează cu succes, va duce la selectarea furnizorului corespunzător.
Licitația competitivă începe adesea cu o cerere de propunere (RFP), care este emisă de entitatea care solicită servicii financiare sau de un consultant extern care gestionează procesul de căutare. Un document este eliberat publicului sau numai pe bază de invitație. Calificările pentru contract sunt prezentate în RFP și, ca urmare, majoritatea firmelor calificate răspund la invitație în procesul de licitație competitivă. Pentru ca furnizorii de servicii să răspundă eficient, se va stabili o perioadă de întrebări și răspunsuri (Întrebări și răspunsuri) între ofertanți și emitent sau consultant. În urma acelei perioade de întrebări și răspunsuri, se aplică un termen limită pentru trimiteri.
Într-un proces de licitație competitivă deschisă, intrările furnizorului de servicii care sunt primite sunt disponibile pentru a le vizualiza alții. Un proces de licitație competitivă închisă este mai puțin public și doar anumite persoane au acces la înscrieri în acest tip de proces. Adesea, rezultatele întrebărilor și răspunsurilor sunt postate pentru ca alți ofertanți să vadă dacă se confruntă cu întrebări similare.
După termenul limită de depunere, toate intrările sunt revizuite. În funcție de grupul de trimiteri, durata de timp necesară examinării va varia. Este creată o listă scurtă a firmelor calificate care îndeplinesc cel mai bine criteriile din cererea de propuneri, restrângând procesul de licitație competitivă. Firmele care apar pe o listă scurtă pot fi invitate la întâlnirile emitentului pentru a explica mai bine produsele și serviciile oferite și pentru a răspunde oricăror preocupări sau întrebări pe care emitentul le-ar putea avea cu privire la strategie, taxe sau alte preocupări.
Procesul de licitație competitivă se încheie atunci când unui furnizor de servicii i se atribuie contractul. Adesea, chiar și după ce câștigătorul este selectat, există unele negocieri care trebuie finalizate. În cazul în care negocierile finale eșuează, un emitent va selecta adesea un ofertant secund pentru a obține contractul.