O notă contabilă este o informație adăugată la o situație financiară pentru a o clarifica sau extinde în beneficiul unui cititor. Notele contabile pot fi formatate și prezentate în mai multe moduri. Majoritatea programelor de contabilitate au un sistem de introducere a notelor contabile, iar oamenii pot, de asemenea, introduce note în registre și alte înregistrări care sunt ținute manual. Dacă sunt prezente note contabile, este important să le revizuiți atunci când examinați înregistrările contabile, deoarece acestea pot oferi informații importante.
Formatul de bază pentru ținerea înregistrărilor contabile este destul de rigid. Acest lucru poate crea situații în care există informații necesare, dar nu există un loc convenabil pentru a le pune. În aceste cazuri, o notă contabilă este folosită pentru a furniza informațiile într-un mod care va fi înțeles de cititori. Aceste note sunt prezentate împreună cu restul contului, astfel încât să poată fi luate în considerare de persoanele care examinează contul.
Notele contabile pot oferi informații de contextualizare care fac înregistrările contabile mai ușor de înțeles. Poate explica sau extinde o informație, astfel încât cititorul să înțeleagă de ce este inclusă și cum a ajuns contabilul la un anumit număr. De asemenea, poate furniza informații despre modificările în termeni care ar putea afecta o înregistrare contabilă. Atunci când creează înregistrări contabile, oamenii decid dacă informațiile suplimentare sunt sau nu relevante sau importante și pot opta pentru adăugarea unei note contabile pentru a comunica acele informații după cum este necesar.
O altă utilizare a unei note contabile poate fi într-un sistem de contabilitate utilizat de o companie mare, unde multe persoane diferite au acces la înregistrări și trebuie să poată comunica informații. Notele pot fi folosite pentru a urmări interacțiunea cu anumiți clienți sau companii și pentru a oferi informații de fundal care pot fi utile pentru oamenii din alte departamente. De exemplu, o înregistrare a clientului ar putea include o notă contabilă care să precizeze că clientul lucrează la un plan de plată pentru a se actualiza sau că o parte a contului unui client a fost iertată și nu mai este considerată restante.
Uneori, o înregistrare contabilă este marcată cu un număr superscript mic care corespunde unei note de subsol aflate în partea de jos sau la sfârșitul raportului. În alte cazuri, notele contabile pot fi introduse în același rând cu înregistrarea pentru a le face mai ușor de văzut. Notele contabile pot oferi, de asemenea, un context istoric util; istoricii obțin mult mai mult din registrele contabile adnotate decât din înregistrările contabile concise.