Cunoscută și sub denumirea de memorandum de credit sau notă de credit, nota de credit este un document care este emis de un vânzător sau furnizor unui client. Documentul este de obicei folosit pentru a oferi un fel de reducere de la prețul acordat în mod normal clientului, fie prin autorizarea unei reduceri în numerar pentru acel client, fie prin scăderea sumei reduse din soldul datorat pentru tranzacțiile care nu au fost încă facturate clientului. Reducerea poate fi sub forma unui procentaj din aceste taxe sau a unei sume reale în dolari, în funcție de politicile și procedurile entității care emite nota de credit.
O notă de credit este uneori folosită ca document intern pentru procesarea reducerilor acordate unui client ca parte a unei campanii promoționale. De exemplu, vânzătorul poate extinde rularea unei promoții care oferă anumitor clienți o reducere de 5% la următoarele trei comenzi plasate. Pe măsură ce acele comenzi sunt plasate, este generată o notă de credit pentru fiecare dintre acele comenzi, care reflectă prețul standard aplicat articolelor comandate. Suma totală datorată pentru comandă este apoi redusă cu 5%, atât totalul original, cât și totalul ajustat apar pe factura de comandă. De obicei, motivul creditului este, de asemenea, documentat atât pe notă, cât și pe factură. Această abordare permite clientului să vadă cât a fost de fapt economisit la acea anumită comandă.
Există situații în care o notă de credit este utilizată pentru a compensa clienții pentru un fel de inconvenient suferit în timpul utilizării serviciilor unei anumite companii. De exemplu, o companie de teleconferință poate alege să emită o notă de credit pe factură pentru un anumit apel de conferință atunci când calitatea acelei teleconferințe este afectată de factori care provin de la compania care furnizează serviciul. În acest scenariu, furnizorul de conferințe va emite o notă de credit sau o notă care anulează efectiv o parte sau chiar toate taxele asociate apelului. O factură pentru apel este încă tipărită, dar reflectă atât taxele inițiale, cât și suma creditului, împreună cu soldul ajustat datorat. Aici, scopul este încercarea de a repara daunele produse de serviciul inferior primit de client, motivând clientul să mai încerce furnizorul de teleconferințe.
Utilizarea unei note de credit este, de asemenea, importantă pentru procesul de contabilitate intern. Prin documentarea oricăror reduceri care sunt emise pentru orice scop, este posibil ca companiile să determine cât de mult se pierde în fiecare perioadă ca urmare a acelor credite. Acest lucru poate fi deosebit de important, deoarece companiile pot urmări nu numai totalurile, ci și motivele creditelor. În cazul în care o analiză a activității notelor de credit pentru o perioadă indică faptul că o eroare recurentă de serviciu reprezintă o sumă semnificativă din creditele emise, se pot lua măsuri pentru a corecta situația, economisind în cele din urmă afacerea o sumă considerabilă de bani.