Facturarea automată este o acțiune în care facturarea pentru bunuri și servicii are loc fără a fi necesară întocmirea manuală a facturii. Multe sisteme de facturare de acest tip oferă posibilitatea de a genera și trimite clienților copii electronice ale facturilor. Utilizarea acestui tip de software de facturare face posibilă gestionarea procesului de facturare cu o mai mare eficiență, economisind companiei atât timp, cât și bani.
Există mai multe caracteristici care sunt comune pentru software-ul de facturare automată. În cele mai multe cazuri, software-ul este conceput pentru a permite crearea de profiluri de clienți care să conțină toate datele necesare întocmirii cu acuratețe a facturii. Aceste date vor include numele clientului, adresa de facturare, contactul de facturare și o adresă de e-mail dacă factura urmează să fie trimisă electronic. În cele mai multe cazuri, programul de facturare automată va colecta date din alte surse care au legătură cu utilizarea clienților sau va permite introducerea manuală a comenzilor odată ce acestea sunt onorate. Procesele din cadrul sistemului de facturare aplică apoi tarifele adecvate pentru fiecare comandă și creează o factură.
În funcție de modul în care este configurat sistemul automat de facturare, factura poate fi tipărită, împreună cu un plic însoțitor, imediat după generarea facturii. Cu toate acestea, este posibil să configurați software-ul astfel încât facturile să fie tipărite automat la un anumit moment al zilei. Există chiar și câteva exemple de software care vor solicita mașinilor să plieze factura, să o introducă într-un plic pre-adresat și să sigileze plicul. Atunci când e-mailul este utilizat ca mediu de livrare, sistemul poate accelera livrarea imediat după generarea facturii sau poate gestiona procesul de e-mail la un anumit moment al zilei, o abordare care permite proprietarilor de afaceri să verifice facturile înainte de a fi trimise.
Sistemele electronice de facturare de acest tip includ uneori capacitatea de a primi și de a aplica plăți facturilor restante. De exemplu, facturile prin e-mail pot conține un link încorporat care permite clientului să efectueze imediat plata după primirea și examinarea facturii. În loc să solicite unei persoane să primească plata și să o introducă manual în baza de date Conturi de încasat, software-ul recunoaște plata, o aplică la numărul de factură corespunzător și deduce acea sumă din soldul contului clientului.
Facturarea automată funcționează foarte bine în situațiile în care un client are o comandă permanentă sau există o plată recurentă care trebuie solicitată săptămânal sau lunar. Cu această aplicație, sistemul poate fi configurat să genereze automat facturi permanente sau recurente către clienții corespunzători, eliminând astfel nevoia ca unul sau mai mulți angajați să petreacă ore întregi pe această sarcină repetitivă. Rezultatul final este că personalul poate fi utilizat pentru diferite funcții, permițând ca ziua de lucru să fie mai productivă și, astfel, mai eficientă din punct de vedere al costurilor.
Utilizarea facturării automate este comună astăzi la companiile de toate dimensiunile. Tipurile de afaceri, de la telecomunicații până la magazinele online de vânzare cu amănuntul, beneficiază de utilizarea acestui tip de software. Economisind timp și resurse companiei, companiile pot menține cheltuielile mai mici și, astfel, rămân mai competitive.