Cunoscută și ca scrisoare de remitere sau scrisoare de tranzit, o scrisoare de remitere este un document care este anexat la o plată. Scopul scrisorii este de a face referire la motivul plății sau remiterii, precum și de a furniza alte informații care vor ajuta creditorul să înregistreze corect primirea plății. Deși conținutul exact al scrisorii va varia în funcție de natura aranjamentului comercial și de obiceiurile locale, există câteva detalii de bază care sunt considerate esențiale pentru o scrisoare de tranzit bine scrisă.
Aproape orice tip de scrisoare de remitere va include trei informații de bază. Scrisoarea va identifica expeditorul, adesea prin includerea numelui și a adresei poștale a debitorului. Alături de informațiile de contact ale expeditorului, sunt menționate și numele și adresa creditorului. În sfârșit, suma plății anexate este inclusă și în corpul scrisorii.
În textul scrisorii de remitere pot fi incluse și alte tipuri de informații. În multe domenii, inclusiv numărul de cont al debitorului este considerat adecvat, împreună cu o referire la orice număr de factură la care ar trebui să se aplice plata. De asemenea, poate exista o referire la bunurile sau serviciile care au fost achiziționate de client sau o notare a datei la care factura este scadentă.
Formatul general pentru o scrisoare de remitere este scurt și la obiect. Adesea, scrisoarea începe cu data corespondenței, urmată de numele și adresa poștală a destinatarului. Folosind un simplu salut, expeditorul detaliază într-unul sau două paragrafe motivul plății și orice date care îl vor ajuta pe destinatar să aplice corect plata. Urmează o închidere standard, însoțită de semnătura expeditorului. Dacă adresa de corespondență a expeditorului este inclusă în scrisoare, aceasta apare în mod normal după semnătură, la sfârșitul documentului.
În timp ce o scrisoare de remitere este încă adesea folosită în situații de afaceri formale, cum ar fi atunci când o bancă este trimisă un cec unei alte bănci, această formă de corespondență a fost în mare parte înlocuită cu ceea ce este cunoscut sub numele de bon de remitere. Talonul este pur și simplu o secțiune perforată a unei facturi care poate fi detașată și returnată odată cu plata. Date precum numerele de cont și datele scadente sunt pre-tipărite pe talon, ceea ce face inutil ca expeditorul să facă referire la acele informații. De obicei, pe talon există loc pentru ca expeditorul să scrie informații precum numărul cecului sau data plății