Contabilitatea mijloacelor fixe este un proces specific care urmărește valoarea și modificările elementelor pe care o companie le folosește pentru a finaliza procesele de afaceri. Mijloacele fixe pot include o varietate de articole diferite, cum ar fi computere, software, clădiri, echipamente, decor de birou sau vehicule, printre altele. O companie are adesea un departament de contabilitate a mijloacelor fixe pentru a urmări aceste elemente, a calcula amortizarea și a reevalua elementele după cum este necesar, conform principiilor contabile standard. Majoritatea companiilor creează un set de linii directoare interne de urmat atunci când contabilizează activele fixe din cadrul companiei.
Aproape toate companiile au sau folosesc active fixe în operațiunile lor de afaceri. O parte importantă a contabilității mijloacelor fixe este de a crea o limită de dolari la care o companie va considera un element un activ, mai degrabă decât o cheltuială. Acest ghid se află în manualul de contabilitate standard al companiei și ar trebui să reflecte standardul național de contabilitate furnizat de organele contabile de conducere. Companiile stabilesc adesea o limită de 500 USD sau 1,000 USD de dolari SUA (USD) pentru înregistrarea activelor fixe. Orice depășește această limită de dolari este, prin urmare, un activ și nu o cheltuială. Majoritatea managerilor sau angajaților completează un formular pentru a solicita articole înregistrate ca activ. Este necesară aprobarea ulterioară pentru înregistrarea articolului ca activ în registrul contabil.
Pentru a înregistra corect activele, contabilii trebuie să evalueze elementul la valoarea contabilă sau valoarea de piață conform standardelor naționale de contabilitate. Valoarea de piață este utilizată de obicei pentru clădiri, vehicule, echipamente sau terenuri; orice altceva este la valoarea contabilă, care este suma plătită de companie pentru a achiziționa activele. Un al doilea pas în contabilitatea mijloacelor fixe este de a determina dacă activul este amortizabil. Din nou, standardele naționale de contabilitate vor oferi îndrumări pentru activele amortizabile pe care compania ar trebui să le respecte atunci când creează o politică contabilă internă. Dacă sunt amortizabile, contabilii mijloacelor fixe stabilesc un program de amortizare pentru fiecare activ calificat.
Departamentul de contabilitate al mijloacelor fixe al unei companii este, de asemenea, responsabil pentru gestionarea activelor fizice ale unei companii. Contabilii ar putea avea nevoie să efectueze un inventar și să vadă fizic fiecare mijloc fix din registrul contabil al companiei. Acest proces poate fi finalizat trimestrial sau anual, în funcție de numărul de active fixe dintr-o companie. Scopul acestui lucru este de a se asigura că bunul este acolo unde ar trebui să fie și în stare bună de funcționare. Activele care nu mai sunt necesare companiei sunt listate ca o înregistrare pentru cedare în registrul contabil, iar compania trebuie apoi să dispună de activ.