Urmărirea mijloacelor fixe este un proces folosit de companii și organizații pentru a urmări toate activele pe termen lung sau fixe. Companiile folosesc urmărirea mijloacelor fixe ca parte a procesului lor de contabilitate și pentru prevenirea furtului, în scopuri de amortizare și controlul stocurilor. Încercarea de a ține cel mai bine evidența activelor fixe înseamnă identificarea acelor active, determinarea sistemului de utilizat pentru urmărirea lor și păstrarea informațiilor despre active din sistemul de urmărire actualizate în orice moment. Asigurarea că toți angajații din cadrul unei companii sunt familiarizați cu sistemul, de asemenea, poate asigura că informațiile despre activele fixe rămân la zi.
Identificarea a tot ceea ce necesită urmărirea mijloacelor fixe poate fi prima provocare. Poate că cea mai ușoară modalitate de a face acest lucru este să începeți să urmăriți toate activele pe măsură ce acestea intră în companie, începând cu ziua 1 de afaceri, dacă nu înainte. Se recomandă adăugarea unei noi informații despre un mijloc fix la un sistem de urmărire înainte ca activul să părăsească mâinile cumpărătorului. Acest lucru asigură că un activ nu dispare înainte ca prezența lui să fi fost chiar recunoscută.
Urmărirea mijloacelor fixe implică, de asemenea, alegerea unui sistem de utilizat pentru urmărire, fie că este un simplu program de calculator, un sistem de coduri de bare sau un sistem de etichete de identificare prin radiofrecvență (RFID). Astfel de sisteme pot simplifica urmărirea prin stabilirea unui program de amortizare și prin producerea de rapoarte și informații necesare proceselor contabile. Cel mai bun sistem de urmărire pentru o anumită companie va fi unul conceput pentru a gestiona cantitatea de active fixe urmărite, fie că este o cantitate mare sau mică.
O cheie pentru urmărirea cu succes a activelor fixe este păstrarea la zi a informațiilor despre active. De exemplu, dacă un camion este listat ca activ al companiei, dar este totalizat într-un accident auto, acesta nu mai este un activ. Ar trebui eliminat din sistemul de urmărire. În caz contrar, vehiculul poate continua să fie considerat bun impozabil. Dacă compania este suficient de mare și comunicarea se întrerupe, lipsa informațiilor actualizate de urmărire ar putea duce la alte probleme dacă, de exemplu, un angajat crede că va putea folosi vehiculul companiei pentru o călătorie legată de muncă, neștiind că nu mai este disponibilă.
O modalitate simplă de a vă asigura că urmărirea mijloacelor fixe este cea mai bună este să implicați angajații companiei. Dacă un angajat va folosi un bun al companiei, asigurați-vă că nu îl poate lua fără să îl verifice oficial în numele său. Stabiliți consecințele pentru nerespectarea oficială a bunului când ați terminat cu acesta și subliniați importanța semnalării oricăror probleme cu bunul de îndată ce sunt observate. În caz contrar, sistemul de urmărire ar putea reflecta în mod inexact cine a avut ultima dată mașina și unde a fost, iar acest lucru înfrânge un scop semnificativ al eforturilor de urmărire a mijloacelor fixe.