Un registru al orașului, numit și registru al casei, este o metodă de contabilitate a unui hotel pentru urmărirea tranzacțiilor non-oaspeți. Contabilitatea hotelieră este împărțită în operațiuni de front-office și back-office. De obicei, front-office-ul se ocupă cu oaspeții înregistrați și înregistrează tranzacțiile acestora în registrul oaspeților. Banii pe care hotelul îi gestionează și care nu pot fi atribuiți unui oaspete înregistrat în prezent devin parte din registrul orașului și sunt gestionați de departamentul de contabilitate din back office.
Sistemele de contabilitate folosesc registre pentru a colecta conturile aferente. Un registru al orașului este o colecție de conturi aferente care urmărește banii adusi de un hotel și care nu fac parte dintr-o tranzacție asociată cu un oaspete înregistrat în prezent. Unele hoteluri folosesc o terminologie diferită pentru acest registru, numindu-l registrul casei sau registrul non-oaspeți. Oricum ar fi numit registrul, funcția tinde să fie aceeași în sistemele standard de contabilitate hotelieră.
Registrele orașului conțin de obicei cel puțin patru conturi. Primul tip de cont este creat pentru persoane fizice și companii care folosesc hotelul pentru întâlniri și evenimente. Banii colectați de la aceste tipuri de clienți sunt procesați de departamentul de contabilitate al hotelului, în locul recepției. De obicei, acești clienți primesc o factură lunară sau o factură care detaliază taxele asociate evenimentului, mai degrabă decât taxele de la un sejur la hotel. Nunțile, conferințele, seminariile și întâlnirile de grup sunt exemple de evenimente care ar fi urmărite de acest cont în registru.
În aceeași notă, cel de-al doilea tip de cont se ocupă de tranzacții pentru directorii care călătoresc. Dacă o companie are un cont deschis la hotel care permite oricăruia dintre angajații companiei să rămână cât timp se află în oraș, tranzacțiile sunt înregistrate în registru ca contul de casă al companiei. Departamentul de contabilitate facturează de obicei compania lunar pentru taxele generate.
Un alt cont registru al orașului acționează de obicei ca un cont de depozit pentru cardul de credit. Când un oaspete folosește un card de credit pentru a efectua plata, suma este transferată din registrul oaspeților în registrul orașului, în timp ce hotelul așteaptă ca compania cardului de credit să elibereze plata. Acest lucru reflectă faptul că oaspetele nu mai este cazat la hotel, astfel încât contul deschis nu poate rămâne la recepție. Odată ce oaspetele pleacă, departamentul de contabilitate al hotelului este responsabil să se asigure că societatea cardului de credit remite plata.
Oaspeții care nu își achită facturile când pleacă au și sumele transferate într-un cont din registrul orașului. Departamentul de contabilitate devine responsabil pentru inițierea procedurilor de colectare împotriva persoanei sau urmărirea după caz. Acest lucru asigură că departamentul hotelier care este cel mai capabil să gestioneze un proces de colectare este atribuit sarcinii.