Contabilitatea automatizată este o abordare a menținerii înregistrărilor contabile actualizate cu ajutorul unui software de contabilitate. Software-ul de afaceri de acest tip este adesea configurat pentru a permite înregistrarea încrucișată ușoară a creanțelor și datoriilor, eliminând necesitatea introducerii mai multor înregistrări pentru a păstra înregistrările contabile în conformitate cu principiile contabile general acceptate. Multe dintre cele mai populare sisteme de contabilitate automată pot fi adaptate pentru a se potrivi nevoilor companiei care achiziționează software-ul, făcând posibilă crearea de rapoarte personalizate, precum și utilizarea formatelor standard de rapoarte incluse în pachetul software.
Procesul de contabilitate automatizată poate economisi mult timp la înregistrarea creditelor și a debitelor. În loc să fie nevoite să facă înregistrări în cărți diferite, așa cum este obișnuit cu metodele mai tradiționale, majoritatea pachetelor de software de contabilitate sunt structurate pentru a permite introducerea manuală a tranzacției într-un câmp pe o singură pagină. De acolo, software-ul raportează automat tranzacția cu toate celelalte înregistrări relevante din pachetul software. Odată ce tranzacția este introdusă, datele vor fi incluse în orice raport generat care este structurat pentru a acoperi data respectivei intrări.
Pe lângă simplificarea procesului de introducere manuală a datelor într-un sistem de contabilitate automatizat, multe pachete software de contabilitate pot fi legate de carduri de credit și conturi bancare. Prin utilizarea interfeței care este încorporată în software, plățile pot fi remise vânzătorilor și aplicate automat la contul de furnizor și la numărul de factură corespunzător din evidențele contabile. În același timp, clienții pot remite o plată online prin link-uri pe care sistemul le include cu orice facturi electronice distribuite acelor clienți. Folosind link-ul pentru trimiterea plății, software-ul primește automat plata, o înregistrează în contul corect de client și numărul de factură, apoi direcționează plata către contul bancar specificat de utilizatorul final.
Astăzi, contabilitatea automatizată este considerată o componentă de bază a majorității strategiilor de planificare a resurselor întreprinderii sau ERP. Caracteristicile securizate și economiile de timp pot crește foarte mult eficiența echipei de contabilitate. În plus, software-ul de contabilitate include caracteristici care permit generarea și distribuirea facturilor electronice către clienți este un instrument extrem de eficient. Utilizarea acestor caracteristici face posibilă primirea plăților într-o perioadă scurtă de timp, fie pentru că clientul poate aproba plata și trimite un cec prin poștă în mai puțin timp, fie pentru că folosește opțiunea de a trimite o plată electronică. În ambele scenarii, compania beneficiază de o creștere a încasărilor pe creanțele sale într-un timp scurt, oferind afacerii acces la mai mulți bani în mână pentru a gestiona operațiunea de zi cu zi.