Tehnologia este extrem de benefică pentru companiile care trebuie să utilizeze și să urmeze principiile contabile general acceptate (GAAP) în afaceri. Software-ul GAAP reprezintă tipuri specifice de tehnologie pe care o companie le poate folosi pentru a înregistra informațiile financiare pe cale electronică. Alegerea celui mai bun software GAAP poate implica elemente precum costul, utilizarea și disponibilitatea pentru upgrade-uri în viitor. Utilizarea tehnologiei în mediul de afaceri de astăzi permite atât companiilor mici, cât și marilor să utilizeze software de contabilitate. În unele cazuri, o firmă de contabilitate publică poate fi de ajutor în a decide care software este cel mai bun pentru companie.
Deși costurile tehnologice pot continua să scadă pentru anumite programe software sau hardware pe măsură ce tehnologia se îmbunătățește, software-ul GAAP poate fi uneori prohibitiv. De exemplu, companiile mici nu au de obicei resursele necesare pentru a implementa integral un pachet de software de contabilitate. Când costul devine o problemă, o companie poate decide să aleagă un software GAAP care începe mic și apoi să adauge alte piese în pachetul inițial. De exemplu, o afacere mică poate începe cu unul sau două module software de contabilitate la costuri reduse și apoi poate cumpăra mai multe pe măsură ce compania crește. Companiile mai mari pot utiliza, de asemenea, tehnologia software într-un mod similar, pornind de la mici dimensiuni și obținând mai multe piese după cum este necesar.
Utilizarea software-ului GAAP poate afecta, de asemenea, alegerea tehnologiei în activitățile de afaceri ale unei companii. În unele cazuri, poate fi recomandat software GAAP de la firmele de contabilitate publică sau de la Financial Accounting Standards Board (FASB), organizația responsabilă cu crearea GAAP. Aceste recomandări sunt cele mai importante pentru companiile care lucrează în industrii tehnice care au procese contabile specifice pentru informațiile de afaceri. O companie poate avea nevoie să folosească același software de contabilitate ca și firma sa de contabilitate publică, de exemplu, astfel încât transferul de informații este mai ușor decât utilizarea unui alt sistem software. Utilizarea unui sistem software de marcă poate fi cea mai bună dacă compania care furnizează tehnologia are un avantaj competitiv pe piață.
GAAP rămâne rareori aceleași pe termen lung; FASB efectuează constant ajustări pentru a îmbunătăți raportarea financiară a companiilor. Prin urmare, software-ul GAAP pe care îl folosește o companie trebuie, de asemenea, să fie capabil să rămână actualizat pentru modificările principiilor contabile. Compania de tehnologie din spatele software-ului trebuie să aibă capacitatea de a actualiza software-ul pentru noile principii de contabilitate fără a închide întregul sistem. În unele cazuri, actualizarea fiecărui modul în momente diferite poate fi de fapt cea mai bună opțiune aici. Acest lucru poate ajuta la evitarea upgrade-urilor costisitoare care pot crea situații dificile de continuitate a afacerii cu software-ul de contabilitate.