Un registru de active este un instrument de contabilitate utilizat pentru a urmări activele individuale sau ale unei organizații. Există câteva stiluri și soiuri diferite, iar registrul va arăta neapărat diferit, în funcție de specificul a ceea ce este înregistrat. Cele mai de bază exemple sunt puțin mai mult decât jurnalele, iar acestea pot fi înregistrate pe hârtie sau într-un caiet. Registrele mai sofisticate sunt stocate electronic, adesea cu ajutorul unui software de urmărire sofisticat, care poate ține cont de lucruri precum fluctuațiile de valoare în timp și obligațiile fiscale proiectate. Cel mai comun tip de registru este probabil un registru al activelor fixe (FAR), care urmărește numai mijloacele fixe. O alternativă este un registru „actual”, care ține evidența activelor mai fluide, cum ar fi numerarul disponibil, care intră și iese cu mai multă regularitate.
Înțelegerea activelor fixe
Activele fixe sunt, în general, definite ca active care nu sunt ușor de convertit în numerar. Loturi de teren, clădiri, mașini și vehicule sunt câteva dintre cele mai comune exemple. Proprietatea intelectuală este de obicei inclusă și; aceasta se referă la active care nu sunt tangibile, inclusiv brevete, drepturi de autor, mărci comerciale și fondul comercial. În timp ce un registru curent ar conține articole precum consumabile, active plătite în avans și numerar disponibil, numai activele care sunt o parte standard a activităților de amortizare ale unei organizații sunt incluse într-un FAR.
Scop principal
Unul dintre cele mai importante scopuri ale unui registru de active este de a simplifica evidența. Documentul devine o referință în scopuri comerciale și pentru urmărirea activelor și poate fi folosit și în scopuri de amortizare. Atunci când organizațiile calculează amortizarea pentru mijloacele fixe, registrul este actualizat. Oferă o listă completă într-o singură locație a tuturor activelor, ceea ce oferă contabililor o modalitate ușoară de a găsi informații cu privire la active și valorile acestora.
Registrele sunt, de asemenea, deosebit de utile atunci când o companie calculează amortizarea. Aceasta este o parte standard a contabilității în care o parte din valoarea fiecărui activ este cheltuită pentru o perioadă specificată. Amortizarea se calculează în general anual în scopuri fiscale și de asigurări. Un FAR conține numele fiecărui activ și valoarea contabilă a activului. În contabilitate, „valoarea contabilă” a unui activ este valoarea inițială a activului minus suma totală amortizată.
Urmărirea activelor și inventarul
Multe companii folosesc registre ca o modalitate de a urmări activele din mai multe departamente și divizii. Organizațiile fac ocazional un inventar pentru a verifica existența tuturor activelor și pentru a ține o listă principală cu ceea ce este deținut și unde. În mod ideal, atunci registrul ar trebui să conțină fiecare activ pe care compania îl deține. În cele mai multe cazuri, un angajat potrivește fiecare articol din registru cu bunul efectiv deținut.
Utilitatea auditului
Auditorii folosesc, de asemenea, aceste registre ca parte a procedurilor standard de audit. Este vital în organizații ca registrul să fie complet exact. Auditorii verifică existența activelor folosind metode aleatorii. Când se întâmplă acest lucru, auditorul alege un activ din listă și inspectează fizic activul. Acest proces de verificare este utilizat pentru a se asigura că registrele contabile ale organizației sunt precise.
Bazele creației
Atunci când creează registre inițial, organizațiile folosesc de obicei o abordare sistematică cu activele enumerate în ordine alfabetică sau, poate, după locație. Indiferent de metoda aleasă, este adesea necesar un sistem de etichetare. Aceasta constă în etichetarea activelor cu numere ușor de citit. Aceste numere sunt, de asemenea, trecute în registru pentru a facilita stabilirea locației fizice a activelor. Atunci când companiile dețin un număr mare de active diferite, etichetarea activelor este vitală în procesele de verificare a activelor.
Majoritatea organizațiilor folosesc un program software special conceput pentru a urmări activele. Un program software ajută la organizarea listei de active și este creat în mod unic pentru a permite contabililor posibilitatea de a urmări fiecare articol și valoarea fiecăruia. Alte organizații urmăresc posesiunile printr-un program de foi de calcul sau un șablon de registru de active.