Un fișier de semnătură este un fișier text mic care este atașat la sfârșitul unui e-mail. Conține o semnătură și alte informații, cum ar fi un număr de telefon sau adresa de site web. Utilizarea unuia economisește timp și energie, deoarece îl puteți seta să fie atașat de fiecare dată când trimiteți un e-mail și nu trebuie să introduceți în mod repetat aceleași informații.
Majoritatea programelor și serviciilor de e-mail permit crearea unui fișier de semnătură ca parte a programului sau a aplicației. Mulți vă permit, de asemenea, să adăugați un fișier care a fost creat folosind un program de procesare de text. De obicei, fișierul poate fi adăugat accesând secțiunea „Opțiuni” a programului de e-mail.
Conținutul unui fișier de semnătură este nelimitat. Poate conține text, link-uri web și chiar fotografii sau lucrări de artă. De obicei, va conține o semnătură în plus față de informațiile de contact, cum ar fi un număr de telefon sau de fax sau linkul către un site web. Mulți utilizatori de afaceri își adaugă și sigla companiei. Adesea, persoanele care folosesc un fișier de semnătură în e-mailul personal aleg, de asemenea, să includă un citat preferat sau o afirmație care fie le definește convingerile, fie îi inspiră.
Deși există multe opțiuni atunci când utilizați un fișier de semnătură, de obicei este recomandat să urmați anumite protocoale atunci când sunt create pentru utilizare în afaceri. Menținerea profesională fără a fi prea informală este de obicei punctul cheie de reținut. De exemplu, atunci când utilizați un fișier de semnătură într-un e-mail de afaceri, cel mai bine este să omiteți o ofertă personală. De asemenea, se recomandă să lăsați spațiu între ultima propoziție a mesajului și partea de semnătură a fișierului. Acest lucru îl menține curat și îngrijit și evidențiază cu ușurință informațiile de contact.
Unul dintre principalele avantaje ale unui fișier de semnătură este că majoritatea aplicațiilor de e-mail permit utilizarea mai multor fișiere. Acest lucru este la îndemână, în special pentru uzul de afaceri, deoarece puteți furniza fișierul pentru diferiți clienți sau în diferite etape ale afacerii. Odată ce există o relație stabilită cu un client, o semnătură care este puțin mai puțin formală ar putea arăta mai bine. Pentru persoanele care trimit e-mailuri dintr-un cont privat, schimbarea fișierului poate fi utilă pentru a face diferența între prieteni, familie și contacte mai puțin personale.
Deși cea mai comună utilizare a unui fișier de semnătură este pentru e-mail, acesta poate fi folosit și cu alte aplicații. Unele servicii de mesagerie instantanee (IM) permit adăugarea unuia, precum și unele grupuri Usenet. De asemenea, este frecvent întâlnit și în forumurile de chat.