Software-ul de întreținere a instalațiilor ajută companiile să organizeze și să urmărească informații despre întreținerea echipamentelor, activelor și proprietăților. Acest software poate fi bazat pe web, ceea ce înseamnă că compania care vinde programul gestionează informațiile pe un server extern sau programul poate fi administrat intern pe un server de rețea locală (LAN) de către compania care a achiziționat software-ul. Software-ul se mai numește și software de gestionare a întreținerii și, în multe cazuri, companiile folosesc acești termeni și software-ul aferent în mod interschimbabil.
Acest software este cel mai util pentru companiile cărora li se cere prin lege, standardele industriei sau criteriile stabilite intern să efectueze și să monitorizeze în mod regulat întreținerea echipamentelor, activelor și proprietăților. Software-ul poate fi specific industriei; specifice companiei, ajustate pentru funcțiile și obiectivele specifice ale unei organizații; sau generală. Unele software de întreținere a instalațiilor pot analiza performanța departamentului individual, în timp ce alte programe sunt capabile să se adreseze companiei în ansamblu.
Prețurile pentru programele software de întreținere a instalațiilor depind în principal de gama de capabilități ale software-ului. Caracteristicile comune ale pachetelor populare includ urmărirea și menținerea comenzilor de lucru, cum ar fi programarea lucrărilor și gestionarea materialelor; managementul activelor, inclusiv date despre echipamente și proprietăți, contracte și garanții; întreținerea preventivă; Controlul inventarului; și informații de siguranță. Sunt disponibile categorii suplimentare specifice industriei cu multe programe software de întreținere a instalațiilor, fie ca parte a pachetului de bază, fie pentru taxe suplimentare.
Caracteristicile și activele pachetelor variază și includ caracteristici precum capacitatea de a analiza date și de a crea rapoarte de stare și rezumate detaliate ale activităților de întreținere. Alte opțiuni software pot include programarea automată a întreținerii preventive bazată pe citirile contoarelor sau recomandările echipamentelor, notificarea garanțiilor sau a contractelor de service care expiră, programele de achiziție a materialelor și urmărirea automată a expedițiilor. Dacă software-ul este gestionat intern, opțiunile preferate pot fi personalizate pentru a răspunde nevoilor specifice ale companiei. În plus față de informarea personalului de management și de asistență cu privire la activitățile zilnice, software-ul de întreținere a instalațiilor poate furniza dovezi ale bazei de date a întreținerii care a fost finalizată conform programului sau alte documente care pot fi vitale pentru soluționarea disputelor interne și externe.
Pe măsură ce software-ul de întreținere a instalațiilor unei companii trebuie să se schimbe sau să se extindă, principiile se consultă adesea cu experții din domeniul lor specific pentru a determina dacă există programe suplimentare care pot fi adăugate la software-ul existent. Aceste upgrade-uri pot fi specifice industriei sau pot pur și simplu extinde capacitățile de inventar, management al activelor și alte categorii pentru a spori valoarea bazei de date. În funcție de vechimea și capacitățile de extindere ale programului existent, uneori este mai rentabil să înlocuiți pur și simplu software-ul existent.