Un răspuns automat este un program care generează automat un răspuns atunci când primește informații. Utilizarea clasică a autoresponders este în gestionarea e-mailurilor, dar aceste programe pot fi găsite și pe site-uri web. Acest tip de program poate fi un instrument foarte util și puternic pentru orice, de la marketing pe Internet până la gestionarea admiterii la o universitate. Mulți oameni au întâlnit o versiune a răspunsului automat la un moment dat în viața lor.
Cele mai vechi versiuni ale acestor programe au fost concepute pentru a returna erori atunci când un e-mail nu a putut fi livrat, pentru a alerta expeditorul cu privire la o problemă. După ce sistemul de livrare a e-mailului a făcut mai multe încercări, acesta îi spunea autoresponderului să contacteze expeditorul și să-i spună că e-mailul nu a fost livrat. Cauza erorii ar putea fi detaliată, de asemenea, astfel încât expeditorul să știe de ce s-a întâmplat eroarea și cum ar putea fi prevenită în viitor.
Acest concept a început să fie adoptat și de persoanele care doreau să trimită răspunsuri instantanee atunci când primeau e-mailuri pentru a le informa expeditorilor că e-mailul a fost primit și că se putea aștepta un răspuns. Aceste răspunsuri automate sunt utilizate în mod obișnuit pe site-urile de servicii pentru clienți pentru a le spune oamenilor că solicitările lor au fost primite și că vor fi procesate într-o perioadă de timp stabilită. Această tehnică este utilizată și în marketing, astfel încât atunci când cineva face o încercare de contact, acel contact este imediat returnat și consolidat.
Oamenii pot folosi autorespondere pentru a-și gestiona e-mailurile atunci când sunt în afara biroului sau indisponibili. În timpul vacanței, mulți oameni au configurat autorespondere astfel încât atunci când primesc e-mailuri, expeditorii să știe de ce un răspuns personal nu va primi imediat. Persoanele care sunt preocupate în special de răspunsul la e-mailuri și solicitări pot activa răspunsul automat atunci când acestea nu sunt disponibile, chiar dacă doar pentru scurt timp în timpul unei întâlniri sau la prânz.
Sunt disponibile și programe bazate pe conținut. De exemplu, atunci când cineva dorește să se dezaboneze de la o listă de corespondență, serverul va genera un răspuns automat pentru a confirma că numele și e-mailul persoanei au fost eliminate. Aceste răspunsuri automate bazate pe conținut permit oamenilor să se concentreze pe e-mailuri și probleme care trebuie rezolvate personal, economisind timp la birou. Programele de pe site-uri web îndeplinesc adesea aceeași funcție, ghidând utilizatorii prin întrebări de bază pentru a vedea dacă răspunsul automat poate ajuta înainte ca o persoană reală să fie implicată.