Colaborarea bazată pe web este un progres în tehnologie care face posibil ca o echipă de indivizi din diferite puncte de pe glob să lucreze la un singur proiect, la fel ca și cum ar sta împreună în aceeași cabină. Acest fenomen mai este denumit în mod obișnuit colaborare online, colaborare web sau colaborare pe internet. Instrumentele de colaborare bazate pe web, cum ar fi stocarea online a fișierelor, teleconferințele web și editarea în timp real, fac posibil ca organizatorii echipei să utilizeze punctele forte ale membrilor echipei acolo unde este cel mai necesar, indiferent de limitările geografice. Membrii individuali ai echipei au acces la diferitele fișiere de proiect necesare, permițându-le să citească și să editeze fișierele în timp real.
Software-ul utilizat în colaborarea pe web servește mai multor scopuri. O caracteristică importantă este capacitatea sa de a permite comunicarea în timp real între membrii echipei individuale și baza digitală de operațiuni. Software-ul de colaborare bazat pe web poate include abilitățile de chat de grup pe bază de text și mesagerie privată sau poate include teleconferințe audio și video în timp real. Această abilitate de a comunica eficient este una dintre cele mai importante caracteristici ale software-ului de colaborare: îi menține pe toți membrii echipei concentrați asupra impulsului viitor al proiectului.
Software-ul de colaborare bazat pe web are, de asemenea, capacitatea de a stoca și edita fișiere dintr-o locație la distanță. În timp ce unele companii pot alege să stocheze proiecte pe serverul companiei de acasă, care este ușor de accesat de computerele din rețeaua locală, stocarea în cloud este o altă opțiune care poate fi mai utilă pentru eforturile de colaborare pe web. Stocarea în cloud permite stocarea fișierelor și documentelor de proiect într-o locație de la distanță accesibilă persoanelor care cunosc locația și care au primit acces la aceste fișiere. Utilizarea metodelor de stocare a fișierelor bazate pe cloud este adesea preferabilă stocării interne a fișierelor, deoarece elimină o parte din încărcare de pe serverele rețelei locale. De asemenea, păstrează fișierele securizate într-o locație secundară în caz de defecțiune sau dezastru a sistemului și permite o metodă ușoară de colaborare cu membrii echipei de la distanță, fără a sacrifica securitatea unei rețele locale.
O altă caracteristică importantă a software-ului de colaborare bazat pe web este capacitatea de a efectua editarea în timp real a documentelor de proiect. Schimbările în timp real le permit membrilor echipei să implementeze modificările proiectului aproape instantaneu, reducând astfel timpul de dezvoltare și îmbunătățind eficiența. În instrumentele superioare de colaborare bazate pe web, această funcție de editare în timp real poate fi, de asemenea, însoțită de un jurnal al modificărilor sau de un sistem de urmărire. Un astfel de sistem poate urmări cine a făcut modificări specifice documentului și ce a fost schimbat în cazul în care fișierul trebuie să fie restabilit la forma sa originală.