Managementul datelor de bază este capacitatea de a crea o legătură comună către toate datele cheie prin utilizarea unui fișier principal. Fișierul principal, la rândul său, funcționează ca o poartă către toate datele, precum și ca un punct de referință comun în supravegherea utilizării datelor. Utilizarea managementului datelor de bază poate ajuta la simplificarea procesului de partajare a datelor comune între mai multe departamente diferite sau personal cheie, eliminând necesitatea ca mai multe copii ale acelorași date să locuiască în mai multe locații diferite din rețea.
Gestionarea datelor de bază poate veni, de asemenea, foarte bine cu aranjarea accesului la fișiere și în medii mai complicate. În cazul în care o corporație deține un număr de birouri într-o zonă geografică mare, utilizarea MDM poate ajuta la recuperarea datelor din oricare dintre locații rapidă și ușoară. Adesea, acest lucru se realizează prin utilizarea acreditărilor de conectare criptate care asigură că datele sunt disponibile numai pentru cei care au nevoie de acces la fișierele principale implicate. Folosind acest model, este posibil ca departamentele sau birourile să se sincronizeze cu fișierul master care este menținut pe serverul corporativ și să lucreze cu fișierele necesare pentru a-și îndeplini responsabilitățile de lucru.
În timp ce utilizarea managementului datelor de bază va funcționa pentru o afacere de orice dimensiune, beneficiul real este pentru corporațiile mai mari care dețin mai multe birouri sau unități de producție. În loc ca fiecare site să creeze și să utilizeze date cheie separate, modelul de gestionare a datelor de bază permite tuturor să utilizeze aceleași fișiere. Acest lucru ajută la reducerea cheltuielilor operaționale asociate cu menținerea unei rețele, elimină o parte din forța de muncă implicată în distribuirea informațiilor și, în general, duce la un mediu de lucru mai eficient pentru toți cei implicați.
Frumusețea gestionării datelor principale este că pot fi stabilite fișiere master care oferă acces larg la datele cheie, precum și fișiere master care limitează accesul la anumite date. De exemplu, gestionarea datelor de bază ar putea fi utilizată pentru a crea un fișier principal care să permită personalului de vânzări să acceseze datele contabile despre conturile clienților alocate fiecărui agent de vânzări, împiedicând în același timp accesul la cifrele de vânzări aferente clienților care sunt deserviți de alți oameni de vânzări. În același timp, un manager de vânzări regional ar putea avea acces prin gestionarea datelor de bază pentru a vizualiza veniturile facturate generate de toți agenții de vânzări din regiunea sa. Directorul de vânzări corporativ, la rândul său, ar avea acces prin managementul datelor de bază pentru a vizualiza informații despre fiecare regiune de vânzări și nivelul lor de productivitate.