Majoritatea companiilor trebuie să gestioneze datele despre clienți, produse și vânzări. Aceste date sunt păstrate în baze de date sau foi de calcul. Guvernarea datelor este procesul formal de gestionare a activelor de date pentru o companie. Acest sistem de guvernanță este responsabil pentru gestionarea accesului și modificărilor datelor companiei.
Un consiliu de guvernare a datelor este de obicei responsabil pentru gestionarea accesului la datele unei companii. Acest proces de securitate asigură că datele sunt disponibile numai pentru persoanele care au nevoie de ele. Cu acest proces, este mai puțin probabil ca datele să fie pierdute sau utilizate greșit din greșeală. Acest lucru ajută o companie să păstreze informațiile de proprietate private, ceea ce este esențial pentru avantajul competitiv.
Multe companii mari se luptă cu cum să creeze un sistem de guvernanță a datelor. Acest lucru se datorează faptului că fiecare unitate de afaceri din cadrul companiei are nevoi și cerințe specifice. Cea mai bună metodă de a înființa un consiliu de guvernanță formal este desemnarea experților în materie (IMM) din fiecare unitate de afaceri către consiliu. Fiecare IMM este responsabil să se asigure că unitatea sa de afaceri este reprezentată.
Membrii consiliului de guvernare a datelor sunt responsabili pentru determinarea modului în care vor fi implementate noile procese de afaceri. Aceste procese includ de obicei crearea de noi elemente de date, baze de date și controale de acces. Când o companie are nevoie de un nou proces de afaceri, va propune aceste modificări grupului de guvernare. Acest grup va analiza propunerea și va determina cea mai bună metodă de implementare a modificărilor fără a afecta sistemele existente.
Politicile de păstrare a datelor reprezintă un alt aspect al guvernării datelor. Aceasta este politica corporativă oficială privind păstrarea și eliminarea datelor. Majoritatea consiliilor de guvernare a datelor includ reprezentanți ai IMM-urilor din departamentele de confidențialitate și juridice pentru a ajuta la aceste decizii politice oficiale. Aceste persoane vor ajuta la stabilirea cât timp o companie ar trebui să păstreze înregistrările.
Majoritatea consiliilor de guvernanță creează procedurile pentru modul în care ar trebui să fie colectate datele. Acest lucru ajută, de obicei, o companie să îmbunătățească calitatea generală a datelor. Asigurându-se că standardele sunt respectate în întreaga organizație, companiile au mai multe șanse să aibă seturi de date de calitate care oferă informații valoroase clienților și oportunităților de afaceri.
Este important să includeți toate aspectele datelor în practicile de guvernare a datelor. Aceasta ar trebui să includă atât elemente de date structurate, cât și nestructurate. Majoritatea companiilor vor petrece o cantitate semnificativă de timp în fazele incipiente ale guvernării construind taxonomii ale metadatelor. Acesta este un proces detaliat care definește elemente specifice de date de către unitățile de afaceri ale unei companii. Aceste informații pot fi utilizate ulterior pentru a determina nevoile viitoare de date.