Managementul contractelor guvernamentale este procesul de administrare a unui acord de furnizare de bunuri sau servicii între o parte privată și o entitate guvernamentală pentru a se conforma cerințelor privind cheltuielile, angajarea, păstrarea evidenței și auditul, așa cum sunt prevăzute de contract. Aceste contracte au de obicei restricții legale semnificative cu privire la utilizarea fondurilor publice în ceea ce privește modul în care banii sunt cheltuiți și modul în care o parte contractată poate funcționa. Pedepsele civile și penale severe pot rezulta din utilizarea abuzivă, gestionarea defectuoasă sau deturnarea fondurilor guvernamentale. Managementul contractelor urmărește să se asigure că există o persoană familiarizată cu legalitățile și care ține înregistrări adecvate pentru a dovedi conformitatea în cazul unui audit.
O întreprindere sau o persoană poate încheia un contract cu orice entitate guvernamentală din orice jurisdicție, atâta timp cât guvernul este autorizat să contracteze bunuri și servicii din sectorul privat. În SUA, o afacere poate contracta cu guvernele federale, de stat sau ale orașelor, atâta timp cât afacerea trece mai întâi prin procesul de a deveni furnizor aprobat cu fiecare autoritate guvernamentală. Contractele guvernamentale sunt în general considerate a fi o sursă sigură de venituri din cauza probabilității reduse ca guvernul să nu își îndeplinească obligația de a plăti, dar cerințele pentru administrarea unui contract guvernamental sunt atât de solicitante încât multe întreprinderi mici nu au capacitatea de a se conforma. cu obligatiile legale si contabile.
Principala preocupare a managementului contractelor guvernamentale este conformitatea. Fiecare contract are propriii parametri derivați din scopuri publice și obiective legate de bani. De exemplu, un contract guvernamental municipal ar putea cere ca cel puțin 50 la sută dintre oamenii care lucrează la contract să provină din comunitățile locale. Un contract educațional de stat poate include parametri de performanță, cum ar fi atingerea unei anumite rate de succes. Aceste cerințe specifice contractului trebuie urmărite și documentate, iar unele contracte necesită raportare periodică cu privire la progresul în atingerea acestor obiective.
Pe lângă cerințele speciale, un contract guvernamental include obligația implicită de a respecta reglementările guvernului respectiv privind utilizarea fondurilor publice. De exemplu, un furnizor guvernamental federal din SUA nu poate discrimina în angajare și trebuie să respecte standardele federale pentru siguranța locului de muncă. O afacere care are mai multe contracte în diferite jurisdicții are, de fapt, mai mulți clienți cu mai multe conturi și fiecare client și cont are nevoi diferite. Fiecare necesită servicii de gestionare a contului clientului, care, în acest context, reprezintă managementul contractelor guvernamentale.
Un administrator de contracte nu trebuie să aibă experiență juridică, deși poate fi deosebit de util. Gestionarea contractelor guvernamentale este adesea împărțită în responsabilități legale și contabile. Zona juridică asigură respectarea condițiilor contractuale, cum ar fi angajarea, standardele de siguranță sau cerințele de asigurare. Responsabilitățile contabile includ asigurarea faptului că cheltuirea fondurilor este în conformitate cu bugetul sau propunerea de preț care a fost depusă pentru obținerea contractului și că banii guvernamentali nu sunt amestecați și sunt cheltuiți doar pentru cheltuielile permise în sume autorizate.