Managementul contractelor este un proces agitat care necesită atenție la detalii și capacitatea de a procesa informații din diferite părți ale unui proiect pentru a se asigura că cerințele contractului sunt îndeplinite. Unele dintre cele mai bune strategii folosite de managerii de contracte de succes pot fi rezumate ca sistematizare, urmărire, evaluare și recunoaștere (STAR). Utilizarea unora dintre strategiile care se încadrează în aceste categorii va eficientiza administrarea și va ajuta un manager de contract să evite cele mai evidente capcane.
Managerii ar trebui să sistematizeze administrarea contractului. Fie creați un sistem unic folosind o bază de date personalizată pentru gestionarea detaliilor, fie cumpărați un pachet software comercial pentru gestionarea contractelor. Toate documentele relevante trebuie depuse atât electronic, cât și pe hârtie. Găsiți o modalitate confortabilă de a conecta contactele și corespondența la contractul corespunzător. Scopul este de a crea un proces repetabil pentru administrarea contractelor, care poate fi utilizat în diverse circumstanțe și de către diferite persoane.
Etapele, livrabilele și costurile trebuie urmărite cu specificitate. Aceste trei categorii sunt cheia managementului contractelor. Etapele de referință ar trebui notate ca evenimente într-un calendar cu alerte pentru a ajuta la păstrarea lor în minte. Produsele livrabile ar trebui să fie definite și monitorizate folosind un sistem de raportare care adună informații de la angajații care lucrează la proiect și le sintetizează într-o dovadă scrisă că livrabilul a fost îndeplinit. Costurile trebuie urmărite și conformate cu bugetul proiectului cât mai des posibil.
Evaluarea personală a stării proiectului în legătură cu contractul este, de asemenea, importantă. Stabilirea unor relații strânse cu managerul de proiect și cu cei mai importanți angajați alocați contractului îi poate face mai incluși pentru a fi sinceri cu privire la statutul lucrării. De asemenea, trebuie efectuate vizite la fața locului pentru a oferi o metodă de confirmare a stării proiectului. Comunicarea profesională și consecventă cu toate părțile interesate din proiect, în special managementul superior și contactele cu clienții, va ajuta să vă asigurați că toată lumea are o înțelegere clară a stării proiectului. De obicei, este util să creați o actualizare a proiectului sau un buletin informativ care este distribuit în mod regulat.
Toate proiectele au capacitatea de a depăși șine, iar cheia este să recunoaștem acest lucru înainte de a se întâmpla. Cu un sistem bun de gestionare a contractelor, vor începe să apară semnale roșii în ceea ce privește etapele, livrabilele și costurile. Dacă relațiile cu personalul de linie sunt puternice, zgomotele despre problemele de pe teren vor apărea. Orice preocupări ar trebui să fie incluse în fluxul obișnuit de comunicare, iar conducerea ar trebui informată. Toate contractele au o procedură de abordare a circumstanțelor neprevăzute, iar cererile de modificare a contractelor trebuie făcute înainte de apariția unei crize.