Kiedy firma kupuje sprzęt komputerowy, zazwyczaj postępuje zgodnie z zasadami i procedurami pozyskiwania systemów. Mają one na celu pomóc firmie w poruszaniu się w zawiłościach umów licencyjnych na komputery. Najlepszą wskazówką przy zakupie systemu jest upewnienie się, że produkty są kupowane z rabatem, co może przynieść długoterminowe korzyści w zakresie oszczędności kosztów.
Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących umów zakupu systemów jest uwzględnienie wsparcia usług kontraktowych. Są to usługi obejmujące instalację i konfigurację sprzętu. Ważne jest, aby upewnić się, że zakup obejmuje odpowiednie usługi wsparcia, ponieważ ceny można lepiej negocjować podczas początkowego zakupu sprzętu.
Kolejnym elementem strategii pozyskiwania systemów są umowy na wsparcie i utrzymanie sprzętu. Te usługi wsparcia to w zasadzie polisa ubezpieczeniowa sprzętu komputerowego, z której można korzystać przez kilka lat po pierwszym zakupie. Umowa serwisowa zawiera zazwyczaj umowy gwarancyjne i serwisowe, które rozszerzają podstawową gwarancję systemu komputerowego.
Zarządzanie bieżącymi umowami licencyjnymi to jedno z najtrudniejszych zadań dla firmy. Te procesy pozyskiwania systemu są zwykle różne dla każdego rodzaju zakupionego oprogramowania i sprzętu. Najlepszym sposobem zarządzania tymi złożonymi umowami jest organizowanie i konsolidacja zakupów według określonych rodzajów zamówień. Niektóre przykłady obejmują sprzęt komputerowy, serwery aplikacji, telefony i systemy poczty e-mail.
Większość firm ma określone strategie zakupowe zaprojektowane w celu zaoszczędzenia czasu i pieniędzy. Strategie te zazwyczaj obejmują umowy zakupu konkretnego dostawcy dla określonego sprzętu i oprogramowania. Podczas pracy nad akwizycjami systemów ważne jest, aby pomyśleć o długoterminowych strategiach dla potrzeb oprogramowania i sprzętu firmy.
Wiele firm posiada specjalne działy, które zarządzają zakupami systemów. Pracownicy ci są szkoleni w zakresie zasad procesu akwizycji firmy. W skład tego zespołu wchodzą zazwyczaj prawnicy, specjaliści kontraktowi i eksperci techniczni.
Jeśli ktoś chce zostać ekspertem w zakresie pozyskiwania systemów, powinien nauczyć się umiejętności negocjowania kontraktów. Techniki te są niezbędne do udanych zakupów komputerów. Większość firm wymaga kilkuletniego doświadczenia od kandydatów do pracy poszukujących pracy w obszarze akwizycji.
Oprogramowanie jako usługa (SAAS) to nowa opcja pozyskiwania systemów. Strategia ta jest metodą outsourcingu kosztów posiadania centralnego sprzętu komputerowego i oprogramowania. Wiele firm ma nadzieję, że to nowe podejście zrekompensuje wysokie koszty nowych rozwiązań informatycznych.