Automatyczna sekretarka to urządzenie, które kieruje połączenia w biurze. Urządzenia te są często wykorzystywane przez małe firmy jako sposób na zapewnienie podstawowego filtru między biurem a niepożądanymi połączeniami telefonicznymi, takimi jak telemarketerzy czy błędne numery. Większe firmy często mają prawdziwą sekretarkę do wykonywania tej funkcji, co sprawia, że automatyczna sekretarka jest zbędna. Termin ten jest często używany jako synonim wirtualnej sekretarki, ale w rzeczywistości są one bardzo różne. Wirtualna sekretarka to rzeczywista osoba, ale nie taka, która jest obecna w samej firmie.
W większości przypadków automatyczna sekretarka to małe pudełko podłączane do linii telefonicznej między telefonem a ścianą. Gdy znany i zatwierdzony numer zadzwoni na linię, sekretarka pozwoli, aby połączenie trafiło bezpośrednio do telefonu. Jeśli dzwoni niezatwierdzony, nieznany lub zastrzeżony numer, automatyczna sekretarka go przechwyci.
Ogólnie rzecz biorąc, przechwytywanie tego typu oznacza, że zautomatyzowany system odbiera połączenie i żąda podstawowych informacji od dzwoniącego. Po uzyskaniu odpowiedzi na swoje pytania, urządzenie zadzwoni do podłączonego telefonu i przekaże tę informację odbiorcy — który następnie ma możliwość odebrania połączenia. Jeśli numer jest znany jako zły lub odbiorca odmówi połączenia, połączenie zostanie przekierowane na pocztę głosową lub po prostu rozłączone.
Częstym błędem jest założenie, że wirtualna i automatyczna sekretarka to to samo. Wirtualna sekretarka to niezależny wykonawca, który działa jako sekretarka ze zdalnej lokalizacji. Zazwyczaj pracownicy ci mają biuro domowe i wykonują wspólną pracę sekretarską, często dla kilku różnych firm. Do typowych zadań należy odbieranie telefonów, przepisywanie nagranych listów lub przemówień oraz organizowanie podróży.
Chociaż te dwa rodzaje sekretarzy są bardzo różne, mają podobną ogólną metodologię. Eliminując zarówno miejsce, jak i koszt tradycyjnej sekretarki, firma może działać przy znacznie niższych kosztach ogólnych. Pozwala to firmie funkcjonować na takim poziomie, na którym mogła zbankrutować w tradycyjnym systemie. Ponadto korzystanie z automatycznych funkcji telefonu wirtualnej sekretarki często sprawia, że firma wydaje się większa i lepiej zorganizowana.
W przypadku wirtualnej sekretarki outsourcing pracy daje dodatkowe korzyści. Pojedynczy pracownik może pracować jednocześnie dla wielu firm, zamiast być zmuszany do wykonywania jednej pracy w niepełnym wymiarze godzin. Ponadto praca w domu umożliwia osobom z małymi dziećmi, niepełnosprawnością lub nieprzewidywalnymi harmonogramami kontynuowanie pracy na rynku pracy.