Zarządzanie zapasami obejmuje kilka zadań i czynności, które koncentrują się na towarach firmy przeznaczonych do sprzedaży. Współczynnik wypełnienia reprezentuje zdolność firmy do zaspokojenia bieżącego popytu przy dostępnych zapasach. Księgowi i menedżerowie są zazwyczaj odpowiedzialni za określenie, ile zapasów należy zawsze mieć pod ręką. Brak zapasów ma miejsce, gdy wskaźnik wypełnienia przekracza bieżące zapasy. Dzieje się tak, gdy firma nie ma wystarczającej ilości produktów, aby zaspokoić popyt konsumentów.
Istnieje wiele różnych formuł obliczania współczynnika wypełnienia zapasów. Ściśle powiązaną formułą zapasów jest obliczanie zapasów bezpieczeństwa, które reprezentuje zapasy przechowywane pod ręką w celu złagodzenia lub wyeliminowania braków zapasów. Firmy stosują te techniczne wzory matematyczne, aby ustalić, jak ten wskaźnik ma się do obliczania zapasów bezpieczeństwa. Informacje potrzebne do wypełnienia formuł zapasów bezpieczeństwa i wskaźnika wypełnienia obejmują czas realizacji, logistykę, rotację zapasów i inne dane charakterystyczne dla procesu inwentaryzacji firmy. Firmy zazwyczaj obliczają te formuły co miesiąc lub co kwartał.
Podstawowa formuła współczynnika wypełnienia zapasów polega na przeliczeniu sprzedanych towarów na wartość procentową w stosunku do towarów w kasie. Na przykład firma sprzedaje 100 widżetów; w ciągu najbliższych 30 dni firma sprzedaje 73 widżety. Wskaźnik wypełnienia zapasów firmy wynosi 73 procent. Zasadniczo sama formuła niewiele znaczy. Daje to początek bardziej technicznym formułom inwentaryzacji, które dostarczają więcej informacji na temat zapasów bezpieczeństwa, logistyki i innych czynników wpływających na proces inwentaryzacji firmy.
Wskaźniki księgowe mogą również odgrywać rolę w obliczaniu tego wskaźnika. Należą do nich rotacja zapasów i okres inwentaryzacji. Obrót zapasów mówi firmie, ile razy w ciągu roku firma sprzedaje całe swoje zapasy. Podstawowa formuła polega na podzieleniu średniego zapasu na koszt sprzedanych towarów; aby znaleźć średni inwentarz, dodaj początkowy inwentarz do końcowego inwentarza i podziel przez dwa. Wysoka wartość wskazuje, że firma sprzedaje swoje zapasy kilka razy w roku, co wymaga wysokiego poziomu zapasów, aby zapewnić dobry współczynnik wypełnienia.
Okres inwentaryzacji to liczba dni, w których inwentarz jest aktualnie dostępny. Pomaga to firmie przejść do formuły współczynnika wypełnienia zapasów. Formuła okresu magazynowego to średni stan magazynowy podzielony przez koszt sprzedanych towarów, przy czym średni stan magazynowy to początkowy stan magazynowy plus końcowy stan magazynowy podzielony przez dwa. Wysoki wskaźnik wskazuje, że firma ma zapasy na sprzedaż przez kilka dni. Oznacza to, że zapas bezpieczeństwa powinien być wyższy.