Przepływ pracy zatwierdzania to proces biznesowy, który wymaga zatwierdzenia przez innego pracownika, na przykład kierownika, przed kontynuowaniem lub zakończeniem. Przykładowe przepływy pracy zatwierdzania obejmują podpisanie przez członka działu prawnego nowego ogłoszenia przed jego wydrukowaniem lub wymaganie zatwierdzenia przez kierownika wydatków pracowniczych przekraczających określoną kwotę. Wiele firm korzysta z oprogramowania biznesowego do automatyzacji procesów zatwierdzania.
Przepływy pracy zatwierdzania mogą być tak szczegółowe, jak to konieczne. Kryteria procesu przepływu pracy zatwierdzania mogą obejmować kwoty transakcji, potencjalną wartość sprzedaży oraz typ pracownika obsługującego zadanie. Inne kwestie, które mogą spowodować zatwierdzenie, obejmują czas pracy pracownika dla firmy lub charakter zadania, które pracownik wykonuje. Można połączyć wiele kryteriów, aby wywołać również zatwierdzenie.
W oprogramowaniu do przepływu pracy przepływ pracy zatwierdzania może wyzwalać wiele alertów. Osoba, która musi wyrazić zgodę, może otrzymać wiadomość e-mail, wiadomość tekstową, ostrzeżenie w wyskakującym okienku lub wiadomość w samym oprogramowaniu. Zadanie lub dokument wymagający zatwierdzenia może zostać zamrożony do czasu zatwierdzenia lub może pozostać dostępny do edycji przez inne osoby. Osoba zatwierdzająca może zatwierdzić żądanie, odrzucić je lub przekazać innemu pracownikowi. W niektórych systemach jeden przepływ pracy zatwierdzania może wymagać wielu zatwierdzeń. Na przykład, gdy menedżer zatwierdzi umowę, może to wymagać zatwierdzenia od prawnika firmy.
Podczas tworzenia przepływu pracy zatwierdzania należy wziąć pod uwagę wiele możliwości. Na przykład zatwierdzenia powinny mieć terminy, po upływie których prośba o zatwierdzenie jest przekazywana innemu potencjalnemu zatwierdzającemu. Terminy powinny uwzględniać priorytet zadania i inne terminy z nim związane. Na przykład, jeśli grafika musi być w drukarce do piątku, aby była gotowa na nadchodzące targi, cały przepływ pracy zatwierdzania związany z tą grafiką musi zostać zakończony do piątku. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy powinno również mieć świadomość urlopów i dni chorobowych osób zatwierdzających, aby prośby o zatwierdzenie nie przeciągały się.
Przepływ pracy zatwierdzania może dodać wartość do istniejącej kreacji lub przepływu pracy biznesowej. Może tworzyć spójność, zawsze wymagając zgody, gdy spełnione są określone warunki, zamiast polegać na ludzkiej pamięci, aby pamiętać, kiedy i od kogo szukać zatwierdzenia. Przepływ pracy zatwierdzania może również zagwarantować, że nowi, niedoświadczeni pracownicy nie popełnią pewnych kosztownych błędów. Może pomóc zagwarantować, że pracownicy pozbawieni skrupułów nie będą mogli przetwarzać fałszywej sprzedaży ani omijać również ustalonych procedur.