Obieg publikowania opisuje ścieżkę, jaką dokument przechodzi od fazy pisania do publikacji. Najlepszy przepływ pracy wydawniczej dla Twojej firmy zależy od wielkości i składu Twojego personelu. Twój system jest ograniczony przez ograniczenia procesu drukowania i oprogramowania do publikowania. Ważne jest również, aby wybrać proces obiegu publikacji, który może przebiegać za pośrednictwem różnych form komunikacji. Twój wybór biznesowego przepływu pracy powinien równoważyć kwestie budżetowe, wydajność i dokładność.
Wielkość Twojego miejsca pracy będzie dyktować idealny proces przepływu pracy wydawniczej. Cały Twój personel może być zaangażowany w redagowanie materiałów pisemnych w małym biurze. Ten przepływ pracy obejmowałby „okrężną robotę” edycji, a następnie dostarczenie do drukarki. Większe biura często charakteryzują się większą hierarchią w radzeniu sobie z kreatywnym przepływem pracy. Twój przepływ pracy publikowania w dużym biurze może obejmować dostarczenie wersji roboczej do redaktora kopii, redaktora sekcji i wydawcy przed wydrukowaniem.
Najlepszy przepływ pracy dla Twojej firmy powinien przewidywać zmiany personalne. Twój przepływ pracy powinien być łatwo wyjaśniony nowym pracownikom zaangażowanym w publikacje. Tymczasowi redaktorzy, pisarze i graficy powinni być w stanie łatwo dopasować się do tego procesu. Dobrą zasadą przy wyborze najlepszego przepływu pracy wydawniczej jest zaprojektowanie procesu, który można by wyjaśnić przeciętnemu czytelnikowi publikacji.
Podczas opracowywania diagramu przepływu pracy należy wziąć pod uwagę oprogramowanie używane przez zespół ds. publikacji. Twój system przepływu pracy może znacznie spowolnić, jeśli twoi pisarze, redaktorzy i zespół ds. druku używają różnych wersji tego samego oprogramowania. Ten problem komplikuje się, gdy pisarz używa oprogramowania do publikowania, które jest niezgodne z oprogramowaniem biurowym. Przepływ pracy publikowania powinien przewidywać te problemy, wymagając zgodności od wszystkich uczestników procesu.
Twój idealny model przepływu pracy może być wykorzystany przy obecnym podejściu do drukowania. Jeśli używasz druku offsetowego, prawdopodobnie będziesz musiał zbudować dodatkowe sesje weryfikacji i edycji w swoim diagramie przepływu pracy. Twój przepływ pracy wydawniczej może być bardziej kompaktowy dzięki usługom drukowania na żądanie, ale koszt każdej jednostki jest wyższy niż w przypadku drukowania offsetowego. Wielkość i częstotliwość publikacji powinny również mieć wpływ na analizę przepływu pracy. W gazetach codziennych i notatkach można wprowadzać poprawki łatwiej niż w raportach rocznych.
Twój system przepływu pracy powinien być również zbudowany tak, aby wytrzymać zakłócenia w komunikacji i dostarczaniu dokumentów. Twój diagram powinien poinstruować redaktorów, aby zachowali cyfrowe i drukowane kopie publikacji na wypadek awarii zasilania. Proces przepływu pracy publikowania musi również przewidywać przerwy w działaniu sieci, które odłączają zespoły piszące od ich drukarek. Twoje zespoły piszące i edytujące powinny używać przenośnych dysków, laptopów i częstych wydruków, aby dostarczać publikacje na czas.