Szablon oferty to ogólny format dokumentu używany przez organizacje ubiegające się o dofinansowanie projektu lub wygranie projektu komercyjnego. W niektórych przypadkach istnieje standardowy szablon oferty wydany przez organizację, która rozważa konkurencyjne oferty. W innych przypadkach licytujący mogą mieć własne szablony używane do licytowania w wielu scenariuszach.
Najprostszą formą szablonu oferty jest ta, która jest dołączona do komercyjnego oprogramowania biurowego lub jest tworzona niezależnie. Zwykle są to po prostu zarysy dokumentów, które obejmują większość zagadnień objętych formalną ofertą. W niektórych przypadkach szablon może być skonfigurowany do pracy z firmową bazą danych, dzięki czemu komputer może automatycznie pobierać i wstawiać odpowiednie informacje. Chociaż korzystanie z tego formularza może być prostą i łatwą opcją, szczególnie w przypadku organizacji z ograniczonymi zasobami, nie zawsze będzie można uzyskać dostęp do wszystkich informacji, które chce przekazać organizacja składająca oferty lub które chce otrzymać organizacja rozważająca oferty.
Inną opcją jest posiadanie przez organizację, która składa wiele ofert z wieloma organizacjami, własnego szablonu oferty. Będzie to standardowy zarys dokumentu dostępny i używany przez wszystkich pracowników. Główną zaletą jest to, że ułatwia kierownikom i działom finansowym przeglądanie ofert przed zatwierdzeniem ich do złożenia. Zapewnia również, że mniej doświadczeni pracownicy upewnią się, że wszystkie szczegóły, które zdaniem firmy są ważne, należy uwzględnić w ofertach.
W niektórych przypadkach organizacja, która będzie rozważać oferty, wyda własny standardowy szablon oferty. Zapewni to otrzymanie ofert w spójnym formacie, a oferenci będą proszeni o podanie konkretnych informacji, których organizacja potrzebuje do oceny każdej oferty. Ten system może być problematyczny, jeśli szablon działa poprawnie tylko wtedy, gdy jest używany w konkretnym oprogramowaniu do edycji dokumentów, szczególnie w przypadku organizacji publicznej, która jest zobowiązana do udostępnienia procesu składania ofert wszystkim oferentom. Takie szablony muszą również zapewniać pewną elastyczność w kontaktach z oferentami, którzy muszą dostarczać informacje nieobjęte formatem.
Pomimo tych problemów organizacja składająca ofertę powinna prawie zawsze korzystać z dostarczonego szablonu oferty. Niezastosowanie się do tego może oznaczać automatyczne odrzucenie oferty, szczególnie w przypadku dużej liczby oferentów. Dokładne przestudiowanie i uzupełnienie szablonu oferty może również dać pewien wgląd w to, czego szuka organizacja oceniająca oferty, dając w ten sposób oferentowi większą szansę na dostosowanie swojej oferty.