Pisanie ofert jest niezbędną częścią przetrwania i egzystencji wielu firm. Firmy muszą wygrywać oferty, aby utrzymać się na rynku, a oferty przetargowe są składane poprzez pisanie ofert. Źródła finansowania, z których składane są wnioski, są ograniczone, co sprawia, że dobra pisemna oferta jest koniecznością. Zabezpieczenie tych funduszy dla korporacji jest również trudnym, konkurencyjnym procesem, ponieważ wszystkie firmy potrzebują pieniędzy w takim czy innym czasie.
Pisanie ofert to umiejętność, którą można udoskonalić i wzmocnić z czasem i praktyką. Niektóre firmy mają własnych autorów ofert w ramach firmy, podczas gdy inne korzystają z usług pisania ofert, zapytań ofertowych i szablonów ofert. Zapytanie ofertowe (RFP) to dokument będący częścią procesu przetargowego, służący do złożenia oferty na konkretną usługę. Wzór zapytania ofertowego jest zwykle podobny do wzoru oferty lub ogólnego wzoru oferty. Składają się one z podstawowych formatów, które piszący ofertę może wykorzystać jako punkt wyjścia, a następnie dostosować styl i język pisania do firmy, którą reprezentuje.
Ponieważ pisanie ofert zwykle musi być wykonane w napiętym terminie, aby zabezpieczyć niezbędne fundusze, firmy często zwracają się do usług pisania ofert, aby sporządzić dla nich oferty. Usługi te często obejmują doradztwo w zakresie ofert, kwestionariusz prekwalifikacyjny, RFP, złożenie zaproszenia do składania ofert (ITT), korektę, redagowanie, badanie, przygotowanie wszystkich dokumentów i szkolenie w zakresie prezentacji. Czasami firma musi przedstawić swoją ofertę przed grupą zapewniającą finansowanie. Organizacja, która zajmuje się pisaniem ofert, często chętnie organizuje dla firmy sesje szkoleniowe na temat najlepszych taktyk i strategii do zastosowania podczas przedstawiania oferty.
Zanim będzie można sporządzić ofertę, firma musi zebrać wszystkie swoje dokumenty finansowe i dane, w tym zeznania podatkowe i informacje o wynagrodzeniu. Należy również otrzymać formularz ofertowy i kartę oferty przetargowej, które określają wszystkie zasady, którymi należy się kierować w ofercie. Osoba lub organizacja pisząca ofertę musi również wziąć pod uwagę raporty z inspekcji. Często oferty nie będą nawet brane pod uwagę, chyba że oferta zawiera odpowiedni raport z inspekcji budynku lub biura, z którego składana jest oferta.
Wszystkie warunki oferty muszą być wyraźnie określone w dokumencie, ponieważ korespondencja ustna nie zawsze jest honorowana. Najlepszą radą przy pisaniu ofert jest zajęcie się tym wcześnie. Nie czekaj, aż zbliża się termin, bo licytacja będzie pospieszna, a oceniający to zauważą. Oferty powinny być dobrze zaplanowane; często najlepiej jest to osiągnąć, używając zarysu przed rozpoczęciem pisania. Upewnij się, że pismo jest przekonujące i atrakcyjne, ponieważ najbardziej udane oferty natychmiast przyciągają uwagę czytelników.