Oszustwa księgowe mają miejsce, gdy pracownik firmy kradnie lub ukrywa pieniądze. Potencjalnymi sprawcami tego typu nadużyć może być każdy, od księgowego po dyrektora finansowego. Celem oszustwa może być zysk osobisty, ukrycie błędów biznesowych lub niekompetencji. Istnieją trzy popularne metody oszustw księgowych: zobowiązania, należności i fikcyjne firmy. Wszystkie trzy metody pozwalają sprawcy usunąć pieniądze z biznesu.
Oszustwa związane z rachunkami płatniczymi mają miejsce, gdy ludzie kradną pieniądze, wydając płatności za fikcyjną pracę. Te czeki mogą być wypłacane istniejącym, legalnym dostawcom lub korporacjom-przykrywkom utworzonym po prostu po to, aby zrealizować te czeki. Proces tego rodzaju oszustwa jest dość prosty.
Fałszywa faktura jest opłacana przez system księgowy i realizowany jest czek. Pracownik lub współspiskowiec realizuje czek i zabiera pieniądze. Poszukaj tego rodzaju oszustwa, sprawdzając rejestr czeków i porównując płatności z oryginalnymi fakturami. Sprawdź wszelkie nieznane nazwy firm i zakwestionuj częstotliwość płatności.
Oszustwo związane z należnościami polega na przyjmowaniu wpłat gotówkowych od klientów i nie deponowaniu pieniędzy na koncie bankowym firmy. Zamiast tego na konto klienta jest wystawiana nota kredytowa, dzięki czemu nie ma żadnych wezwań do windykacji do klienta. Tę metodę oszustwa można zidentyfikować, przeglądając noty kredytowe wystawione klientom i potwierdzając powód ich wystawienia. Śledzenie tego rodzaju oszustwa może być dość skomplikowane, ponieważ może istnieć wiele not kredytowych dla kilku klientów, aby ukryć kwotę skradzionej gotówki.
Oszustwa dotyczące sprawozdań finansowych są zazwyczaj na znacznie większą skalę niż dwa pierwsze rodzaje oszustw. Ten rodzaj oszustwa jest możliwy tylko dla członków wyższego kierownictwa. W ramach korporacji powstają fikcyjne firmy, a pieniądze są przemieszczane w ramach złożonej serii transakcji.
Pieniądze są wypłacane tym innym powiązanym firmom za wymyśloną pracę lub usługi konsultingowe. Często kierownictwo wyższego szczebla lub członkowie ich rodzin są właścicielami tych korporacji-przykrywek. Ta metoda służy do usuwania bardzo dużych sum pieniędzy przez dłuższy czas. Aby zlokalizować tego typu oszustwo, sprawdź szczegóły wszelkich powiązanych firm, które otrzymują przelewy międzyfirmowe.
Dostępnych jest kilka pakietów oprogramowania audytowego, które pomagają w wykrywaniu oszustw księgowych. Najskuteczniejszym sposobem identyfikacji oszustw jest przeniesienie personelu. Zmieniaj obowiązki w dziale księgowości bez uprzedzenia i zwracaj uwagę na zmiany w zachowaniu.
Aby zidentyfikować oszustwa na dużą skalę, spójrz na osobiste nawyki związane z wydatkami i styl życia. Osoby, które popełniają oszustwa księgowe, często wydają hojnie, ale unikają długich nieobecności w pracy. Są defensywni, gdy są pytani o obecne praktyki biznesowe. Są też bardzo odporne na wszelkie zmiany w zakresie odpowiedzialności, które ograniczają im dostęp do produkcji gotówki lub czeków.