Komunikaty prasowe to oficjalne oświadczenia wydawane przez firmy i organizacje dla mediów prasowych, telewizyjnych i radiowych. Mogą być czysto rzeczowe i dotyczyć konkretnego problemu lub problemu, lub mogą mieć bardziej promocyjny charakter. Niektóre z nich są generowane wewnętrznie przez upoważnionych pracowników, podczas gdy inne są wytwarzane przez zewnętrzne firmy public relations zakontraktowane przez firmę lub organizację.
Prasa często opiera się na tych informacjach prasowych, aby stworzyć podstawę faktyczną dla kolejnych artykułów. Podczas wydarzenia wartego uwagi w mediach dostęp do zaangażowanych osób może być bardzo ograniczony. Jeśli omawiany problem jest kontrowersyjny lub potencjalnie szkodliwy dla reputacji firmy, może nastąpić ogólne zaciemnienie wiadomości. Oficjalne oświadczenie może pozwolić firmom kontrolować ilość i treść istotnych informacji, z których mogą korzystać różne media.
Niektóre z tych stwierdzeń nie mają na celu kontrolowania informacji, ale otwarcie promują nowy projekt lub wydarzenie. Działy public relations regularnie korzystają z ogólnych informacji prasowych, aby ich firmy lub organizacje były widoczne w oczach opinii publicznej. Prasy prasowe, radiowe i telewizyjne często otrzymują oświadczenia promocyjne, które mogą, ale nie muszą, przemawiać do lokalnego czytelnika lub widzów. Redaktorzy zazwyczaj oceniają je, aby określić ich wartość informacyjną, zanim przydzielą reporterów do prowadzenia.
Osoby w wyjątkowych okolicznościach mogą również wykorzystywać komunikaty prasowe do kontrolowania informacji. Niedawna matka sześcioraczków lub ofiara porwania może być zbyt przytłoczona, by zwracać się bezpośrednio do mediów, więc prawnik lub inny rzecznik rodziny może wydać oświadczenie w jej imieniu. Można udzielić odpowiedzi na istotne pytania i przedstawić odpowiednie cytaty od zaangażowanych osób. Po tym formularzu może nastąpić kontrolowana konferencja prasowa, podczas której reporterzy mogą bezpośrednio zadawać pytania.
Pisanie wysokiej jakości informacji prasowych to proces wymagający umiejętności i doświadczenia. Ponieważ każde słowo można przeanalizować, niezbędne jest staranne sformułowanie. Dlatego wiele firm zwraca się do zewnętrznych agencji public relations o oficjalne oświadczenia i inne kontakty z mediami. Niedokładne lub źle sformułowane informacje mogą nękać firmę lub organizację. Z tego powodu większość z nich ma bardzo zwięzły i rzeczowy ton.