Jednym z najczęstszych obowiązków powiernika danych jest upewnienie się, że wszystkie dane należące do organizacji są zdefiniowane i zorganizowane w logiczny sposób. Specjaliści w tej dziedzinie są często odpowiedzialni za udzielanie dostępu do danych wrażliwych i autoryzację wniosków o dostęp do danych. W niektórych przypadkach powiernik danych może być odpowiedzialny za ocenę dokładności i przydatności przechowywanych danych. Kiedy dyrektorzy organizacji planują zmiany systemowe, często konsultuje się z powiernikami danych i oczekuje się, że będą uczestniczyć we wdrażaniu nowych systemów informatycznych (IT). Specjaliści ci mogą być również odpowiedzialni za komunikowanie się z innymi członkami organizacji w zakresie wszystkich problemów z dostępem do danych i wykonywanie podstawowych obowiązków związanych z rozwiązywaniem problemów.
Powiernik danych to specjalista IT odpowiedzialny za podejmowanie decyzji dotyczących sposobu przechowywania, organizacji i dostępu do danych cyfrowych organizacji. W większości przypadków ten profesjonalista jest liderem oddziału, działu lub zespołu. Powiernicy danych w większych organizacjach mogą wymagać pomocy stewarda, któremu powiernik danych może delegować zadania i przyznawać uprawnienia, gdy nie jest w stanie samodzielnie wykonać tych obowiązków.
Jedną z podstawowych funkcji powiernika danych jest określenie wrażliwości danych. Na przykład w kontekście akademickim ten specjalista może określić wszystkie zapisy dotyczące danych osobowych uczniów jako wyjątkowo wrażliwe. Osoby, które chciałyby uzyskać dostęp do tych informacji, mogą potrzebować skontaktować się z opiekunem, aby uzyskać dostęp do tych informacji. Z drugiej strony dane dotyczące wymagań dotyczących kursów można określić jako publiczne, ponieważ nie są one wrażliwe i mogą przynosić korzyści stronom, które nie mają uprzywilejowanego dostępu.
W kontekście biznesowym od powierników danych wymaga się zwykle zrozumienia, w jaki sposób dane odnoszą się do operacji organizacji. Często oczekuje się od nich, że opracują i zrewidują wytyczne, które dyktują, w jaki sposób dane powinny być pozyskiwane i gdzie powinny być przechowywane. Gdy profesjonaliści mają pytania dotyczące tego, dlaczego dane są ważne lub istotne lub dlaczego są zdefiniowane w określony sposób, opiekun danych może być odpowiedzialny za udzielenie odpowiedzi.
Często zdarza się również, że powiernicy danych ściśle współpracują z kadrą kierowniczą w celu wdrożenia dużych zmian operacyjnych. Na przykład, gdy organizacja przechodzi duże zmiany, które mają poprawić wydajność, opiekun danych może być odpowiedzialny za nadzorowanie wdrażania nowych systemów informatycznych. W wielu przypadkach opiekunowie danych spotykają się z innymi liderami IT, takimi jak opiekunowie aplikacji, aby zaprojektować nową architekturę IT i stworzyć przewodniki szkoleniowe dla pracowników.