Menedżer ds. refundacji jest generalnie odpowiedzialny za obsługę rachunków medycznych w celu uzyskania płatności od osób trzecich. W wielu przypadkach oznacza to komunikację z firmami ubezpieczeniowymi lub agencjami rządowymi, które zapewniają ubezpieczenie medyczne niektórym obywatelom. Menedżer ds. refundacji będzie wyszkolony w różnych aspektach obsługi dokumentacji medycznej w celu ułatwienia płatności na rzecz dostawcy.
Chociaż wiele szpitali i innych placówek ma w swojej hierarchii określone stanowiska związane z zarządzaniem refundacją, prawda jest taka, że nad uzyskaniem zwrotu kosztów pracuje szereg osób zajmujących się finansami i ubezpieczeniami. Niektórzy z tych pracowników mogą mieć certyfikat z kodowania medycznego i obsługi dokumentacji, a inni nie. Niektórzy skupiają się na korygowaniu błędów w rzeczywistych roszczeniach medycznych, podczas gdy dla innych najważniejsza jest komunikacja z przedstawicielami towarzystw ubezpieczeniowych. Jednak większość menedżerów ds. Zwrotów praktykuje obie te strategie razem, aby uzyskać płatności na zaległych kontach.
Menedżer ds. refundacji często „biegle” posługuje się różnymi rodzajami kodowania medycznego. Na przykład międzynarodowe kodowanie ICD9 i ICD10 stosowane do diagnozy jest czymś, z czym zna większość menedżerów ds. refundacji. Menadżer ds. refundacji może być również wykwalifikowany w interpretacji kodów CPT lub HPCT, kodów proceduralnych dla różnych zabiegów medycznych. Oba te kody mogą przyczynić się do dokładnych rachunków medycznych i terminowej spłaty przez ubezpieczycieli lub inne osoby.
Kierownik ds. refundacji jest najczęściej częścią większego gabinetu lekarskiego. Usługodawca może mieć określony obszar pracy dla menedżerów ds. refundacji lub uważać je za część oddzielnego działu. W niektórych przypadkach cały wydział może być jedną osobą, zwłaszcza w mniejszej praktyce. Menedżerowie ds. refundacji pracują w wielu różnych konfiguracjach, aby ułatwić przychodzące należności, aby pomóc dostawcom usług medycznych pozostać w biznesie.
Jednym z największych ograniczeń dla menedżerów refundacji jest ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych lub HIPAA. Przepisy te chronią informacje o pacjentach i wymagają dokładnego traktowania całej dokumentacji medycznej. Ponieważ menedżer ds. refundacji tak wiele zajmuje się danymi chronionymi przez HIPAA, prawdopodobnie stanie przed pewnymi wyzwaniami związanymi z zachowaniem pełnej zgodności z duchem tego prawa. Cała dokumentacja musi być zawsze bezpieczna, a gabinety lekarskie często mają trudności z zapewnieniem swoim menedżerom ds. refundacji wszystkich niezbędnych zabezpieczeń, aby upewnić się, że HIPAA jest zawsze głównym czynnikiem i że nie występują żadne naruszenia zgodności.
Ponieważ wszyscy dostawcy usług medycznych potrzebują pieniędzy, aby utrzymać się na rynku, menedżerowie ds. refundacji są często bardzo cenioną częścią całego miejsca pracy. Biorąc pod uwagę sposoby, w jakie różne gabinety medyczne zatrudniają tych specjalistów, można wiele powiedzieć obserwatorowi o ogólnej kondycji finansowej danej placówki. Aby być skutecznym, menedżerowie ds. refundacji muszą być przeszkoleni i wykwalifikowani w obsłudze i ocenie dokumentacji, a także w innych krytycznych aspektach pracy.