Konto zwrotu kosztów leczenia to elastyczne rozwiązanie wydatków dostępne dla amerykańskich pracowników, które pozwala im uniknąć pewnych podatków od pieniędzy, które wydają na pokrycie kosztów leczenia, które w inny sposób nie są pokrywane przez ubezpieczenie zdrowotne. Niekiedy mylone z medycznym kontem oszczędnościowym, konto refundacji medycznej gromadzi środki tylko w ciągu roku kalendarzowego i musi być wykorzystane na wydatki poniesione w tym roku. Z drugiej strony medyczne rachunki oszczędnościowe są zwykle dostępne tylko dla osób z wysokimi planami odliczenia i są skonstruowane tak, aby przyjmować składki i dokonywać płatności w długim okresie. Konta refundacji kosztów medycznych są jednym z dwóch rodzajów kont elastycznych wydatków dozwolonych przez sekcję 125 Kodeksu Podatkowego Stanów Zjednoczonych; druga służy do opłacania kosztów opieki na utrzymaniu.
Osoba musi być zatrudniona, aby wziąć udział w planie refundacji kosztów leczenia, ponieważ jedynym sposobem na zasilenie planu wolnymi od podatku dolarami jest lista płac. Uczestnicy mogą zdecydować się na potrącenie części ich wynagrodzenia z wynagrodzenia przed opodatkowaniem i zgromadzenie ich na specjalnym, nieoprocentowanym rachunku. Wybory obowiązują tylko w bieżącym roku kalendarzowym, a raz rozpoczęte potrącenia nie mogą zostać zmienione ani wstrzymane, z wyjątkiem nagłych przypadków lub rozwiązania stosunku pracy. Pracodawca może ograniczyć roczny poziom składek, a przepisy Internal Revenue Service (IRS) zabraniają składki przekraczającej 2,500 dolarów amerykańskich (USD) w dowolnym roku kalendarzowym. Pełna kwota rocznej składki jest dostępna dla uczestnika natychmiast po dokonaniu pierwszego potrącenia, co jest funkcją prefinansowania, która czasami budzi kontrowersje.
Konto zwrotu kosztów leczenia może być używane do opłacania kwalifikowanych wydatków medycznych, które nie są objęte ubezpieczeniem zdrowotnym ani w inny sposób refundowane. Na przykład może być wykorzystany do opłacania odliczeń za wizyty lekarskie i recepty, a także za wydatki medyczne nieobjęte konkretnym planem zdrowotnym, takie jak usługi dentystyczne, akupunktura lub chiropraktyka. Konta refundacji medycznej nie można jednak używać do płacenia za leki dostępne bez recepty (OTC), ani za produkty kosmetyczne, witaminy lub suplementy diety.
Pracodawcy czasami zarządzają własnymi programami kont refundacji leków, ale w większości przypadków są one administrowane przez biura usługowe za stosunkowo niewielką opłatą. Uczestnicy mogą uzyskać dostęp do swoich środków w ramach procesu składania wniosków, w którym ponoszą koszty, a następnie otrzymują zwrot kosztów w ramach planu, ale wiele planów oferuje teraz kartę debetową, z której uczestnicy mogą korzystać w momencie zakupu. W obu przypadkach muszą przedstawić odpowiednią dokumentację dla wszystkich deklarowanych wydatków.
Konta refundacji medycznej mogą być wykorzystywane wyłącznie do opłacenia kwalifikowanych wydatków medycznych poniesionych w tym samym roku, w którym środki zostały potrącone z rekompensaty uczestnika. IRS zezwala uczestnikom na dwuipółmiesięczny okres karencji po każdym roku na składanie wniosków, ale wszelkie niewykorzystane środki wracają do pracodawcy, co jest powszechnie określane jako „wykorzystaj lub strać”. Osobom uprawnionym do udziału w planie refundacji kosztów leczenia zaleca się zatem staranne oszacowanie pokrywanych kosztów i nie wnoszenie wkładu większego, niż przewidują, że będą w stanie wykorzystać.
Konta refundacji kosztów leczenia są czasami kontrowersyjne ze względu na układ prefinansowania, który jest funkcją, która pozwala uczestnikowi uzyskać dostęp do pełnej kwoty corocznych wyborów, zanim zostanie ona faktycznie zgromadzona na koncie. Twierdzi się, że pracodawcy są nadmiernie zagrożeni, ponieważ uczestnicy, którzy na początku roku wyczerpią swoje konta refundacji kosztów leczenia, mogą następnie zakończyć pracę i nie są zobowiązani do zwrotu pracodawcy zaliczki. Jednak funkcja prefinansowania jest jedynym sposobem na zapewnienie pełnych korzyści z planu uczestnikowi, który poniesie wysokie koszty leczenia na początku roku.
Aby zrekompensować potencjalne problemy związane z prefinansowaniem, pracodawcy są zwolnieni z obowiązku płacenia podatku od wynagrodzeń od wszelkich kwot potrącanych z rachunków refundacji medycznej, co stanowi ponad 7.5% potrąceń. Ponadto wszelkie niewykorzystane środki z konta refundacji kosztów leczenia wracają do skarbu pracodawcy, a obecnie szacuje się, że wynosi około 14% wszystkich wybranych potrąceń. Wreszcie, pracodawcy mogą nałożyć limit na składki poniżej limitu 2,500 USD nałożonego przez IRS. Wciąż istnieje możliwość, że mały pracodawca może faktycznie stracić pieniądze z powodu prefinansowania programu refundacji kosztów leczenia, ale w przeważającej większości przypadków pracodawcy mogą zyskać znacznie więcej niż mogliby stracić z powodu prefinansowania.
Pracownicy, którzy uczestniczą w planach refundacji kosztów medycznych, również odnoszą znaczne korzyści. Uczestnicy z najwyższej półki podatku dochodowego, którzy wpłacają maksymalną dopuszczalną kwotę, mogą zaoszczędzić ponad 750 USD w federalnych podatkach dochodowych. Korzyści te sprawiają, że uczestnictwo w rachunkach refundacji medycznej jest cenną opcją zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.