Konsultant ds. podróży korporacyjnych pracuje jako dedykowane biuro podróży dla dużych firm. Musi zbadać i zorganizować podróż dla poszczególnych pracowników lub duże imprezy grupowe, takie jak konwencje biznesowe. Konsultanci ci oferują również porady kulturowe pracownikom, którzy będą podróżować za granicę, aby pomóc im skutecznie komunikować się z obcokrajowcami.
Wiele dużych firm ma wiele oddziałów zlokalizowanych na całym świecie; konsultant ds. podróży służbowych kontaktuje się z lokalnymi hotelami w pobliżu oddziałów i omawia stawki korporacyjne. W rzeczywistości konsultant może zawrzeć umowę między firmą a hotelem, aby zapewnić zabezpieczenie przyszłych rezerwacji w ramach uzgodnionej stawki. Dodatkowo może omówić stawki grupowe, jeśli hotel będzie używany przez kilku pracowników firmy w tym samym czasie, na przykład na coroczne spotkanie firmowe.
Przed zarekomendowaniem hotelu do umowy biznesowej konsultant ds. podróży służbowych zazwyczaj odwiedza hotel w celu oceny. Sale konferencyjne i pokoje hotelowe są często sprawdzane pod kątem ogólnego komfortu i jakości, aby upewnić się, że dobrze pasują do korporacji. Konsultant może spotkać się z kierownictwem hotelu, aby omówić konkretne potrzeby korporacji, takie jak zarezerwowanie całego piętra pokoi na duże spotkanie firmowe.
Transport do i z hotelu, a także w trakcie podróży, jest zwykle organizowany przez konsultanta ds. podróży służbowych. Każde miasto oferuje różne rodzaje transportu; konsultant musi zbadać i wybrać najbardziej niezawodną, bezpieczną i opłacalną formę podróży. Wielokrotnie konsultant ds. podróży służbowych współpracuje z konkretną wypożyczalnią samochodów i tworzy umowę. Ta umowa zapewni zniżkę dla podróżujących pracowników w określonej firmie.
Podróżowanie wiąże się z pewnym ryzykiem, takim jak przegapienie lotu łączonego z powodu opóźnień na lotnisku. Konsultant ds. podróży służbowych będzie interweniował w imieniu podróżującego pracownika i zaplanował alternatywne plany podróży; w efekcie pracownik zostanie zawodowo przekierowany do innego środka transportu, aby ważne spotkania nie zostały odwołane.
W przypadku podróży międzynarodowych konsultant musi być dobrze zaznajomiony z określonymi lokalnymi zwyczajami i wymaganymi prawem dokumentami podróży. Konsultanci powinni być świadomi wszystkich przepisów dotyczących paszportów i wiz, aby wszyscy podróżujący pracownicy mieli sprawną podróż między krajami. W niektórych regionach mogą obowiązywać zwyczaje, o których większość podróżnych nie zdaje sobie sprawy; konsultant powinien wyjaśnić podróżującym pracownikom wszelkie obraźliwe terminy lub gesty rąk, aby nie zostali źle zrozumiani w obcym regionie. Na przykład gest „kciuki w górę” może być postrzegany jako obraźliwy w niektórych krajach.