Znany również jako kierownik łańcucha dostaw, kierownik zaopatrzenia to profesjonalista, który nadzoruje proces lokalizowania i zabezpieczania materiałów potrzebnych do utrzymania funkcjonowania firmy. Aby osiągnąć ten cel, kierownik zazwyczaj angażuje się w wybór dostawców, ustalanie wytycznych dotyczących zamawiania i dystrybucji materiałów oraz zarządzanie procesem, który jest wykorzystywany do tej dystrybucji. Często menedżer stara się zrozumieć przepływ podaży i popytu w firmie i odpowiednio dostosować proces zamawiania i dystrybucji.
Zarządzanie łańcuchem dostaw zwykle dąży do zarządzania pozyskiwaniem i jak najbardziej efektywnym wykorzystaniem materiałów, tak aby firma czerpała korzyści ze stałej produkcji bez konieczności utrzymywania wysokich, podlegających opodatkowaniu zapasów. Z tego powodu kierownik zaopatrzenia często opracowuje procedury zakupowe, które opierają się na tempie wykorzystania pozyskanych materiałów w danym okresie produkcyjnym. Pomaga to menedżerowi wiedzieć, kiedy ponownie zamówić potrzebne materiały, aby dotarły na czas, aby utrzymać tempo produkcji, ale nie na tyle z wyprzedzeniem, aby stworzyć zobowiązanie podatkowe dla firmy.
Zarządzanie łańcuchem dostaw zwykle wiąże się z bliską interakcją między kierownikiem zaopatrzenia a różnymi obszarami lub działami zaangażowanymi w proces produkcyjny. Ta komunikacja jest kluczem do upewnienia się, że aktualne wytyczne dotyczące zakupów są zgodne z zapotrzebowaniem na surowce. W przypadku ograniczenia produkcji z jakiegoś powodu, kierownik dostosuje wytyczne zakupowe, aby albo kupować mniej danego materiału, albo kupować tę samą ilość rzadziej. W podobny sposób kierownik zaopatrzenia dostosuje w górę liczbę zakupionych jednostek lub częstotliwość zamówień, jeśli zostanie poinformowany, że produkcja wzrośnie.
Aby zarządzać procesem podaży i popytu w ramach operacji, kierownik zaopatrzenia nawiązuje pozytywne relacje robocze z dostawcami i dostawcami. Znaczenie tych relacji można łatwo zilustrować, gdy pojawiają się niezwykłe okoliczności, które wymagają jakiegoś działania poza normą. Na przykład, jeśli firma otrzyma duże zamówienie od klienta, które musi zostać zrealizowane w bardzo krótkim czasie, kierownik może zwrócić się do dostawcy z prośbą o specjalne zamówienie na surowce, które wymaga przyspieszonej dostawy. Zakładając, że relacja między menedżerem a sprzedawcą jest silna, istnieje duża szansa, że sprzedawca będzie bardziej uprzejmy podjąć kroki w celu spełnienia tej niezwykłej prośby.
Ponieważ potrzeby produkcyjne prawdopodobnie szybko się zmienią, kierownik ds. zaopatrzenia stale ocenia bieżące zużycie wszystkich materiałów i odpowiednio dostosowuje zamówienia. Zapobiega to gromadzeniu się materiałów, które prawdopodobnie nie będą potrzebne przez dłuższy czas, jednocześnie zapewniając, że materiały potrzebne częściej są zawsze pod ręką. Oprócz utrzymywania zapasów na niskim poziomie dla celów podatkowych, proces ten pomaga również utrzymać w granicach rozsądku ogólne zadłużenie firmy.
Kierownik ds. zaopatrzenia prawdopodobnie będzie również nadzorował to, co w wielu branżach określa się mianem zapasów liczonych cyklami. Zasadniczo jest to okresowe fizyczne zliczanie różnych materiałów według wewnętrznych kodów lub oznaczeń. Proces ten umożliwia korygowanie stanów magazynowych, które mogą wystąpić z powodu nieprzestrzegania przez działy właściwych procedur odbioru surowców z magazynu, materiałów uszkodzonych podczas przechowywania lub innych czynników wpływających na ilość materiałów nadających się do wykorzystania. Dostosowanie pomaga w utrzymaniu harmonogramu zamówień i zapewnia, że produkcja nie będzie utrudniona z powodu braku dostępnych surowców.