Profesjonalny planista wydarzeń to mężczyzna lub kobieta, którzy organizują, konfigurują i zarządzają różnymi firmowymi, publicznymi i prywatnymi wydarzeniami i spotkaniami. Znajduje odpowiednie miejsca, negocjuje dni, godziny i stawki oraz określa zapotrzebowanie na jedzenie, napoje, stoły i sprzęt. Wielu planistów wydarzeń faktycznie uczestniczy w konwencjach, spotkaniach lub koncertach, które organizują, aby zapewnić spełnienie wszystkich potrzeb uczestników. Specjalista może być zatrudniony przez firmę planistyczną, wewnętrzny komitet przedsiębiorstwa lub prowadzić niezależną działalność gospodarczą.
W planowanie dużej imprezy trzeba włożyć dużo czasu i wysiłku. Wiele firm, agencji rządowych i organizacji po prostu nie ma czasu, doświadczenia i zasobów, aby zorganizować wysokiej jakości spotkanie. Profesjonalny event planner może odciążyć klientów i firmy, przejmując wszystkie obowiązki związane z planowaniem i realizacją zjazdu. Zazwyczaj otrzymuje podstawowe wyobrażenie o tym, o co chodzi w danym wydarzeniu, w tym o przyczynie jego trwania, informacji o budżecie i liczbie osób, które będą obecne. Następnie planista wydarzeń wyszukuje najlepsze miejsca, negocjuje stawki oraz ustala daty i godziny.
W zależności od rodzaju spotkania profesjonalny planista wydarzeń może wymagać zorganizowania usług cateringowych, rozrywki lub specjalnego sprzętu, takiego jak mikrofony, magnetowidy i projektory na seminaria i konferencje. Gdy wszystko zostanie zaplanowane, planista wydarzeń nadzoruje rozmieszczenie krzeseł, stołów i dekoracji oraz zarządza innymi zadaniami przygotowawczymi na miejscu. Często uczestniczy w wydarzeniach, dbając o to, aby nie zabrakło jedzenia i napojów, a klienci byli zadowoleni ze swojej pracy.
Wielu planistów wydarzeń pracuje dla dużych firm planistycznych, w których zwykle wyznacza się im określone zadania, takie jak ustalanie stawek lub znajdowanie odpowiednich lokalizacji. Jednak samozatrudniony profesjonalny planista wydarzeń często przejmuje wszystkie związane z tym obowiązki, w tym promowanie, marketing, finansowanie i nadzorowanie wydarzeń. Praca może być gorączkowa, chociaż doświadczony profesjonalista podejmuje wszelkie środki ostrożności i kroki przygotowawcze niezbędne, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.
Nie ma ustalonych wymagań, aby zostać profesjonalnym organizatorem wydarzeń, chociaż wiele osób posiada tytuły współpracownika lub licencjata z zarządzania biznesem, public relations, komunikacji lub finansów. Wiele organizacji krajowych oferuje członkostwo i dobrowolne testy certyfikacyjne organizatorów imprez, które mogą pomóc profesjonalistom poprawić ich kwalifikacje i szanse na znalezienie pracy. Certyfikacja jest szczególnie ważna dla planistów samozatrudnionych, dzięki czemu klienci mogą mieć pewność, że mają do czynienia z profesjonalistami.